La microfilmación y su validez probatoria: Ley 25 y 27 de 1950

Las organizaciones públicas y privadas emplean en la actualidad la microfilmación como el mecanismo más apropiado para mantener debidamente resguardado su acervo documental con fines demostrativos o testificatorios de su validez y de su propiedad.

Decreto 2527

Para la debida preservación y registro de la documentación, el Gobierno de Colombia, a través de la Secretaría Distrital del Hábitat, aprobó el Decreto 2527 el 27 de julio de 1950 como una medida de protección de los archivos documentales de la Nación.

Mediante este decreto legislativo se autoriza de manera explícita llevar a cabo los trámites pertinentes para microfilmar todos los archivos meritorios de ser salvaguardados y se concede, además, valor probatorio a las copias fotostáticas de los textos y escritos microfilmados,

Años más tarde, en 1961, el decreto fue elevado al estatus de Ley de la República bajo la denominación de Ley 141, convirtiéndose en un procedimiento oficial a ser acatado por empresas y organismos de todo tipo.

En tal sentido, se ha institucionalizado la microfotografía como método para digitalizar archivos de organismos oficiales y juzgados colombianos. Asimismo, es empleado en periódicos, universidades, bibliotecas y museos del país. Además, estos documentos pueden ser fácilmente recuperados cada vez que se necesite.

En el Decreto se reconoce que el microfilm puede preservar los archivos bajo las más óptimas condiciones de seguridad y con un alto nivel de confidencialidad, eficacia y efectividad.

Asimismo, en esta legislación se resalta que es un proceso aconsejable para cualquier organización que posea grandes archivos de información valiosa, que merece ser protegida.

Se hace mención también de la responsabilidad que asume el gobierno por la organización de los archivos oficiales de la Administración Pública nacional, así como la de los departamentos y municipios. Por tal motivo, se ha ordenado implementar los mecanismos necesarios de tecnificación y automatización, que facilitan el proceso.

Del mismo modo, se hace referencia a la documentación en archivos individuales de personas naturales y jurídicas. Éstos deben ser igualmente microfilmados siguiendo los lineamientos que se han estipulado en el Decreto.

Características y beneficios

Son varias las características y beneficios del proceso de microfilmar documentos. Se considera que es el más empleado entre todas las metodologías de preservación documental existentes actualmente, pues:

• Reduce el espacio requerido para almacenar documentos. Los estudios al respecto han señalado que en un rollo de microfilme de 35 mm se pueden archivar más de 7.000 imágenes y uno de 16 mm puede contener unas 2.400 imágenes.
• Es un proceso versátil que permite preservar de manera confiable documentos de todo tipo. Entre ellos cabe la señalar: manuscritos, textos, mapas, dibujos, periódicos, libros de cartas, grabados, discursos políticos, expedientes, informes técnicos y de gestión, ponencias, disertaciones, revistas, artículos científicos, textos históricos, mapas, documentación contable y hasta libros raros.
• Es material recuperable.
• Es seguro y de larga duración, ya que se ha comprobado que los rollos de microfilm tienen una vida útil de hasta 500 años.
• Es íntegro, porque los documentos microfilmados se conservan totalmente intactos sin poder ser editados ni corrompidos.
• Disminuye los gastos de almacenamiento de información.

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