+57 310 482 9216
comercial@grabandoarchivos.com
Hay más posibilidades que nunca para la automatización en tu negocio. Con la automatización, puedes conseguir la digitalización de documentos, programar correos electrónicos para que se envíen en el momento perfecto, hacer un seguimiento de los clientes potenciales y sincronizar datos entre aplicaciones. Sin embargo, estas opciones pueden ser abrumadoras, especialmente, si tu empresa no es una gran corporación con mucho presupuesto y recursos para la automatización.
Estas son algunas de las mejores formas de automatizar tu empresa:
1. Digitaliza tus documentos
La digitalización de documentación es el proceso de convertir documentos en papel a un formato digital (es decir, legible por computadora) que los sistemas informáticos pueden usar para automatizar procesos o flujos de trabajo.
Para adquirir conocimientos reales sobre datos e información, debe convertirse a formato digital, en lugar de residir en papel y mantenerse en un archivador físico.
Convertir texto escrito a mano a formato digital o grabaciones de audio analógicas a formato digital son dos ejemplos de digitalización de documentación.
2. Herramientas de automatización
Las herramientas de automatización de procesos comerciales (BPA) son programas informáticos que automatizan y agilizan procesos organizativos simples y sofisticados en empresas de todos los tamaños y en todos los sectores. Ayudan a las organizaciones a mejorar la productividad, reducir gastos y perfeccionar el servicio al cliente mediante la automatización de tareas repetitivas, propensas a errores y que consumen mucho tiempo.
Más del 80 % de los líderes corporativos dicen que están acelerando la automatización de los procesos de trabajo y aumentando el uso de mano de obra remota.
3. Crear procesos/encontrar la repetición
Una de las maneras más fáciles para que las pequeñas empresas comiencen a eliminar la repetición y adopten procesos simplificados es cambiar a un software comercial, que tiene procesos optimizados preautomatizados.
No es necesario crear algo desde cero cuando el software popular ofrece los procesos que buscas, perfeccionados por expertos y décadas de experiencia y, a menudo, disponibles en un modelo conveniente de software como servicio.
4. Agiliza la comunicación y la gestión de tareas
Como te hemos comentado, la automatización trata de descargar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo de un humano a una máquina y no muchas tareas del proyecto son más repetitivas que asignar etiquetas de trabajo y enviar actualizaciones de estado periódicas.
Entonces, por ejemplo, un gerente de proyecto podría aclarar que, cuando una prueba gráfica se registra en un sistema de gestión de documentos, se genera un ticket para que un evaluador lo revise. Eso evita que un artista tenga que hacer sus solicitudes manualmente o, lo que resulta aún más tedioso, enviar un correo electrónico.
5. Facilita el intercambio de documentos
Compartir documentos es esencial para un negocio eficiente. Puedes recuperar automáticamente documentos completos o datos de campos específicos en muchos documentos y compartirlos con miembros del equipo u otras aplicaciones. Esto disminuye el tiempo claramente, pero también reducirá los problemas de incumplimiento por errores.
Busca formas de compartir fácilmente documentos, como, por ejemplo, a través de su digitalización.
6. Integra aplicaciones y dispositivos
Algunos sistemas utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API), que son, esencialmente, conectores universales para integrar software. Hay una amplia variedad de herramientas disponibles que sincronizarán casi automáticamente los datos entre dispositivos para mantener la información actualizada y con un fácil acceso.
La automatización es una estrategia a largo plazo: no se trata de intentar cambiar todo a la vez o crear procesos demasiado complejos para la etapa en la que se encuentra tu negocio, sino que puedes comenzar con la digitalización de documentación. Poco a poco y con los aliados correctos, conseguirás iniciar un exitoso proceso.
