¿Por que es Importante Realizar un Diagnóstico Documental?

Los archivos de las compañías poseen gran cantidad de documentos almacenados desde su creación, estos documentos deben ser archivados y conservados de una manera adecuada y especifica con el fin de proporcionar un acceso, uso y disponibilidad dependiendo de la necesidad de los distintos departamentos de las compañías. Pero para conseguir efectividad en estos procesos de acceso a la información, es indispensable realizar un diagnóstico documental que nos permita evaluar el estado actual de la gestión de estos documentos.

Vamos a resolver la pregunta ¿Qué es un diagnóstico documental?

El diagnóstico documental es la revisión minuciosa de los documentos que maneja una compañía y debe ser efectuado por un especialista en gestión documental, cuya labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada compañía, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado.

Las compañías deben procurar que los documentos de cualquier índole generados en sus distintos departamentos se encuentren organizados y en perfectas condiciones; conociendo los tipos de documentos, volúmenes, en qué estado están y garantizando su fácil acceso; de allí la importancia del diagnóstico documental, el cual le permitirá a las organizaciones saber realmente cuáles tipos de documentos producen, la cantidad y su fecha de origen, para de esta manera determinar qué hacer con el archivo, cuál va a ser su ciclo de vida.

Las compañías que no realizan un diagnóstico durante la gestión documental, pueden presentar problemas que afecten a la organización en los diferentes niveles: financieros, tributarios y jurídicos.

 Estos son los pasos a seguir para un buen diagnóstico documental:

• Tener acceso directo con las personas que efectúan la gestión documental en la compañía.
• La gestión documental es un proceso en donde participan muchas personas, es por esto que se debe realizar entrevistas individuales y en conjunto, identificando que documentos producen, como los gestionan y almacenan.
• Luego de las entrevistas, se debe analizar la información y la manera en que se encuentra organizada, basado en el organigrama, la estructura de la compañía y las normas del Archivo General de la Nación y otras Instituciones Gubernamentales que regulen la entidad.
• Evaluación de los documentos, donde se inspeccionen los distintos tipos de archivo con los cuales cuenta la compañía, los cuales se encuentran divididos en: 

• El archivo histórico que como su nombre lo indica, es el que nunca se debería eliminar porque nos cuenta la historia de la compañía.
• Archivo central es el archivo que por sus cualidades ya no se encuentra en gestión inmediata, pero si se puede consultar con regularidad.
• Archivo de gestión es el archivo que gestionamos a diario, cuya función tiene que ver con los procesos que se efectúan en la compañía con inmediatez.

Basada en toda la información recolectada en la gestión actual y la organización de la misma, se debe generar las estrategias de mejora que deberán ser aplicadas y socializadas con los líderes de las áreas al interior de la organización.

Es de tener en cuenta que el diagnóstico documental es de gran importancia para cualquier compañía que pretenda realizar una gestión adecuada de los documentos, evidenciando su estado actual y las actividades, procesos y procedimientos necesarios para llegar a su estado ideal.