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18 de agosto de 2021

Microfilmación: Uso y ventajas

La microfilmación es un método de almacenamiento de archivos el cuál, pese al tiempo transcurrido desde su creación y aplicación, sigue vigente debido a las grandes ventajas y usos que ofrece, entre ellos la seguridad, la reducción de espacios y sus bajos costo en manufactura.

Pero… ¿Para qué se puede utilizar éste método?

Te mostramos en este post los diferentes usos que ofrece el microfilm con respecto a la administración, resguardo y economía de los archivos o documentos que resultan importantes mantener en largos periodos de tiempo.

  1. Es aplicable a todo tipo de documentos especialmente aquellos que son de gran volumen.
  2. Resguarda archivos históricos, artísticos, comerciales y más
  3. Registra documentos como actas de nacimiento, bautismos, matrimonios y actas de defunción.
  4. Almacena registros fiscales, testamentos, ciudadanías y migraciones.
  5. Puede también ser utilizado para resguardar censos, documentos fiscales, lista de votantes y directorios; así como periódicos, revistas, boletines, documentos de bibliotecas y archivos de otra índole.

Este método es utilizado por grandes entidades gubernamentales así como no gubernamentales debido a dos razones:

  • Seguridad: puesto que por la gran importancia de aquellos documentos que tienen alto valor informativo se hace indispensable conservarlos a largo plazo, con la finalidad de evitar su desaparición o daños por algún evento natural o generado por el hombre.
  • Reducción de espacios: esto debido al ahorro con respecto a las grandes cantidades de papel y su bajo nivel de vida media, aunado a su fragilidad pese a la conservación.

Ventajas de la microfilmación

Alguna de las ventajas que se adquieren a través de esta técnica son:

  1. Se obtiene una reproducción exacta del documento original.
  2. Permite el ahorro a nivel de espacios físicos y monetarios.
  3. Facilita la preservación y conservación de los documentos originales.
  4. Proporciona fácil acceso y organización.
  5. Provee seguridad en la conservación de alta fidelidad de los documentos debido a que la información es imposible de ser alterada.
  6. Cada rollo de microfilm tiene la capacidad de durar, en promedio, 500 años aproximadamente.
  7. Favorece el fácil manejo a los usuarios.
  8. Resulta económico desde el punto de vista de material del papel físico.
  9. Los archivos contenidos en el microfilm proveen organización de la información de manera secuencial a prueba de alteración o pérdida de algún fragmento de la misma.
  10. Da mejor servicio al cliente ya que se es fácil atender las dudas del mismo y sin demora, cosa contraria que sucede cuando existen torres de papeles y carpetas.

La Administración Nacional de Archivos y Registros de Colombia expresa en uno de sus publicados la gran ventaja que tiene la utilización del microfilm dentro de estas instituciones; resalta el bajo costo en comparación con imágenes digitales, así como también su fácil resguardo.

El microfilm resulta ser un soporte de almacenamiento y seguridad de muy bajo costo, además de ser funcional a largo plazo y su principal característica se basa en la fidelidad de los archivos contenidos en el mismo; dado estas razones, éste seguirá siendo un método de almacenamiento y resguardo utilizado en la actualidad y en los años posteriores.

¿Quieres resguardar los documentos de tu empresa o negocio? ¡El microfilm es la mejor opción!

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