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El inventario documental es un proceso de descripción de la información almacenada en los archivos y fondos documentales, con la finalidad de garantizar de manera exacta la recuperación y acceso a la información en el momento en que se requiera para su consulta.
A continuación, leerás los tipos de inventarios y las características que deben poseer estas herramientas.
Los inventarios documentales
Tanto las empresas grandes como las pequeñas requieren gestionar la información que tienen. Una manera de hacerlo es llevar un control de los documentos a través de un inventario donde se coloquen todos los detalles del almacenamiento. Para el inventario documental se utiliza el FUID. Formulario único de Inventario Documental.
Según el tipo de empresa, en este inventario se pueden incluir los documentos relacionados con los presupuestos, facturas, órdenes de compra, contrataciones, normativas de la organización, pedidos, órdenes de pago y todo lo concerniente al sistema de nómina de los empleados.
En la actualidad, tenemos la ventaja de contar con medios de almacenamiento digitales para que la tarea se efectúe con una mayor celeridad. A su vez, el almacenamiento digital nos permite revisar los documentos de la manera oportuna cuando lo necesitemos.
Tipos de inventarios documentales
- Inventario general trámite: reporte trimestral de expedientes activos.
- Inventario de transferencia primaria: reporte anual, solo si lo solicita el área para transferir expedientes que han completado su vigencia documental.
- Transferencias y Adquisiciones Documentales. traslado controlado de fracciones de fondos documentales, cuando éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.
Como se puede ver, la organización del inventario depende de la función que tendrá y de la data de los documentos. Por ejemplo, en los inventarios para eliminación, se registran las series y/o subseries documentales cuya disposición se define en las tablas de retención documental (TRD). Instrumento archivístico que nos indica la vida útil de los documentos y su destino final, estos se clasifican como “Eliminación” o “Selección”.
Es necesario destacar que, para técnica archivista, se usan instrumentos descriptivos, que pueden adaptarse a los requerimientos de cada organización. Sin embargo, hay unos elementos comunes en todos los inventarios: el encabezado, el encolumnado y la datación.
Características del inventario documental
Un buen inventario debe poseer las siguientes características.
- Tendrá definido el criterio para clasificar los documentos.
- Describirá el contenido de los documentos almacenados.
- Clasificará la documentación de manera expedita.
- Se adaptará al contexto organizacional.
- Incrementará los niveles de seguridad.
Beneficios del inventario documental
- El ahorro de dinero y espacio, pues es un método que facilita la búsqueda y recuperación de la documentación. Esto a que toda la información se encuentra contenida en un mismo espacio, con las mismas normas de descripción, clasificación y creación. Asimismo, optimiza su gestión y tramitación.
- Al contar con este proceso para realizar la búsqueda y recuperación de documentos se reducirán los tiempos, lo cual nos permite una mayor productividad.
- Automatizar estos procesos ayuda a controlar todo el proceso del inventario documental.
- Al tener una gran cantidad de documentos en papel puede ser un riesgo ya que estos se pueden dañar, deteriorar, etc. Teniendo un inventario documental nos permite preservar los archivos en la red y así habrá una disminución de las pérdidas.
- El inventario documental ofrece seguridad a los datos crítico, por lo que se ha sido muy importante para las empresas que manejan alto grado de información documental.
Para finalizar, podemos decir que la funcionalidad de los catálogos para el archivo de documentos es fundamental en toda empresa moderna que desee tener una mayor productividad y eficiencia en sus procesos de gestión. Opta por crear tu inventario y accede más rápido a la información.
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