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7 de septiembre de 2021

La importancia de los instrumentos archivísticos en el manejo adecuado de la Gestión Documental

Todos los documentos que posee una empresa son el centro medular de sus operaciones. Contienen su historia, lineamientos, metas y resultados, y por ello, si se desea contribuir al crecimiento y eficiencia de la compañía, es fundamental contar con una gestión documental que los maneje y controle.

Función archivística y su papel en la gestión documental

Una gestión documental bien establecida clasifica, actualiza, ordena, conserva y mantiene toda la información que genera y recibe una empresa.

Para ello necesita de diferentes metodologías, estrategias y herramientas. Una de las más importantes son los instrumentos de control y consulta archivística, también llamados instrumentos archivísticos, que permiten a la institución manejar de manera óptima su acervo documental.

¿Qué son estos instrumentos?

Los instrumentos de control y consulta archivística son todas las herramientas que facilitan el manejo de los documentos como su categorización, verificación y ordenamiento. Esto asegura mantener un control detallado de la información, su ubicación, destino, uso y disposición.

El Archivo General de la Nación ha establecido diferentes instrumentos para fortalecer el sistema de gestión y su manejo. Algunos de ellos son: el plan institucional de archivos, el cuadro de clasificación documental, la tabla de retención documental, el inventario documental y el programa de gestión documental.

Importancia

La implementación de estos instrumentos en las empresas aporta beneficios relacionados con la eficiencia y productividad laboral. Además de ser un pilar fundamental en la mayoría de auditorías internas y externas, que evidencien la mejora continua y las acciones correctivas.

  • Permiten gestionar de forma detallada la información registrada para actualizar procedimientos y lineamientos, lográndose mayor control.
  • Se tiene mayor nivel de seguridad en la información al tenerla identificada en categorías, series, selecciones y archivos. Contar con inventarios incrementa la protección de todos los documentos.
  • Se incrementa la productividad al ahorrar tiempo y recursos en la búsqueda de la información y en no efectuar retrabajos por no encontrarla.
  • Se cumple con la normatividad al estandarizar un sistema de gestión y el acceso a la información en todos los niveles de la organización, y partes interesadas.
  • La documentación es la base del desarrollo empresarial, por lo que estos instrumentos ayudan a mejorar los procesos organizacionales y administrativos como parte de la gestión documental.
  • Se gestiona con mayor eficacia el conocimiento al tener todos los procesos documentados. El cambio de cargo y la mejora productiva nunca empezarán de cero. Por otro lado, se garantiza la repetibilidad de las buenas prácticas.
  • Disminuyen los costos y gastos al evitar la generación e impresión de documentos innecesarios, la reducción de insumos y el tiempo de búsqueda.

Además de los beneficios mencionados, se pueden adicionar las siguientes ventajas:

  • Se implementan protocolos de administración documental.
  • Se determinan ciclos de vida de los documentos (vigencias y tipo de disposición).
  • Se establece la nomenclatura apropiada para la identificación general de los documentos.
  • Se optimiza la modificación, edición y actualización de la información.

El uso de los instrumentos de control y consulta archivística impulsa la gestión documental y contribuye al desarrollo de la empresa. Conócelos, impleméntalos y lleva tu organización, ¡a otro nivel!

También te va a interesar: Ventajas de contratar una empresa de gestión documental.

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