Ventajas de contratar una empresa de gestión documental

Muchas empresas pueden subestimar la gestión documental y no advertir las ventajas que pueden tener en sus finanzas y la reputación de su imagen empresarial. Resulta que se ha demostrado que aquellas corporaciones que deciden utilizar la gestión de documentos adquieren más beneficios de los que pensaban.

¿Cuáles son los beneficios?

Veamos cuáles podrían ser las consecuencias positivas que traerían si las industrias, oficinas o instituciones optaran por usar estas prácticas de documentación.

1. Ahorra dinero. La razón principal por la que una empresa decida ejecutar un gasto es porque en perspectiva generará más utilidades o le significará un ahorro. Producto de la administración, recuperación, organización y preservación de documentos se evitará incurrir en gastos innecesarios.
2. Reduce costos de almacenamiento. Esto debido a que existen muchos archivos que pueden duplicarse o generarse la preservación de información irrelevante.
3. Ahorros de costos de personal. Distintas empresas o instituciones pagan a una persona (archivista) que se dedica a esta tarea, empleado que no solamente percibe un salario, sino también distintas prestaciones laborales.
4. Acceso eficiente a la información. No existe nada más cómodo, directo y rápido que esto. Además, permite a los empleados o jefes ejecutar acciones con base de criterios reales y no suposiciones. También, hace que el personal ahorre tiempo de trabajo a la hora de buscar información.
5. Sucesión de cargos. Cuando llega nuevo personal a la empresa, en ocasiones, demoran tiempo en conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas porque no existe disponibilidad de información ordenada.
6. Recuperación ante desastres. Ninguna empresa está libre de sufrir algún incidente que pueda sepultar, quemar o destruir información sustancial. La gestión de documentos resguarda esa información para evitar una situación similar que pueda dañar el desenvolvimiento de una compañía.
7. Moderniza los proceso administrativos e institucionales. Cuando la información es accesible para distintas áreas de trabajo de una misma compañía a través de una computadora, no cabe duda de que los mecanismos de trabajo terminan siendo más eficaces.
8. Reputación. Cuando las instituciones dedicadas a emitir documentos de identidad saltaron de procesos analógicos a digitales, su imagen adquirió un semblante más moderno, organizado y seguro.
9. Seguridad. Ante la eventualidad de un robo informático o la adulteración de información, la gestión de documentos permite que la información pueda ser protegida o contrastada.
10. Medioambiente. Finalmente, una de las virtudes más visibles es el mantenimiento de información en soportes digitales que evita la producción de papel y la deforestación, la cual, en el último quinquenio (2015-2020), arrasó con un estimado de diez millones de hectáreas, según datos de las Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura.

Los beneficios de la gestión de archivos y expedientes permiten modernizar los procesos administrativos y generar ventajas económicas a las empresas e instituciones.

Según señala un estudio realizado por las Naciones Unidas, en el sector empresarial privado, las investigaciones han demostrado que la productividad se eleva considerablemente, una vez que se definen normas internas estrictas de cumplimiento en cuanto al mantenimiento de expedientes y la aplicación de un mecanismo de gestión en la materia.

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