Los primeros pasos que debes realizar en tu empresa para tomar el programa de gestión documental

La gestión documental se refiere a la tarea de gestionar y controlar los documentos de una organización de forma efectiva y eficiente. Esto incluye establecer políticas y procedimientos que aseguren la correcta creación, captura, almacenamiento y uso de los documentos, así como la implementación de sistemas para indexar, organizar y recuperar la información cuando sea necesario. El objetivo principal de la gestión documental es garantizar que la información esté disponible para quienes la necesiten, al mismo tiempo que se evita su pérdida, corrupción o acceso no autorizado. Para ahondar más en el tema, prestemos atención a la información que nos refiere Grabando Archivos acerca de su programa de gestión documental.

Programa de gestión documental Grabando Archivos:

Grabando Archivos ofrece una amplia gama de servicios en su programa de gestión documental, que incluyen:

• Utilización de herramientas archivísticas que brindan apoyo a las organizaciones en la gestión adecuada de documentos y en el desarrollo de actividades de gestión documental. Entre los principales instrumentos se encuentran: Programa de Gestión Documental, Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Reglamento Interno de Archivo, Tablas de Valoración Documental, entre otros.
• Organización e inventario documental, lo que permite a las organizaciones identificar y clasificar los documentos de acuerdo con la normativa y la matriz documental de la compañía, facilitando así la búsqueda y consulta de la información.
• Asesoría y capacitación en gestión documental, en la que profesionales en Ciencias de la Información de Grabando Archivos brindan asesoramiento y capacitación sobre lineamientos archivísticos y la gestión adecuada de documentos.
• Restauración y preservación de documentos, que es una de las principales finalidades de la gestión documental. La adecuada conservación de los documentos permite a las organizaciones garantizar la integridad y permanencia de la información a lo largo del tiempo.

Adicionalmente, es pertinente mencionar algunas de las características principales de la Gestión documental, entre las cuales se destacan las siguientes:

• Proporciona un control de versiones y seguimiento de cambios en documentos.
• Es compatible con varias plataformas.
• Permite ser escalable y agregar funciones avanzadas a medida que la empresa crece.
• Proporciona acceso a todas las partes de la empresa, lo que facilita la colaboración entre secciones de la misma.

Por otra parte, no podemos dejar de lado algunas de las prácticas fundamentales para la gestión documental, que se presentan a continuación de forma resumida y concisa:

• Asignar un equipo encargado de la gestión de documentos para dividir las tareas y llevar a cabo todo el proceso.
• Definir los procedimientos archivísticos, tomando en cuenta tanto el manual interno de la empresa como los manuales e instructivos proporcionados por el Archivo General de la Nación.
• Crear un plan y cronograma para el programa de Gestión Documental, que permita un desarrollo sistemático de los procesos de gestión documental, enfocado en la planificación, procesamiento, manejo y organización de los documentos para facilitar su uso, conservación y restauración.
• Realizar un diagnóstico documental adecuado, que implica la revisión minuciosa de los documentos de la empresa por un especialista en gestión documental, con el fin de verificar que los documentos se encuentren en buen estado y estén organizados según las necesidades de la empresa, reportando cualquier anomalía y generando las acciones necesarias para un proceso documental adecuado.
• Organizar los archivos actuales siguiendo los criterios archivísticos, como los distintos fondos, series y expedientes, y organizando la documentación de manera cronológica, numérica o alfabética.
• Implementar medidas de preservación y restauración para mantener la integridad física del soporte del texto de los documentos durante el proceso de conservación.

En caso de que estés interesado en saber aún más sobre el tema, no dejes de visitar la web Grabando Archivos, donde podrás expandir tus conocimientos a un nivel superior.