Gestión Documental
en Colombia

¿De qué se trata la gestión documental?

Cuando las organizaciones no saben cuándo, cómo o qué hacer para formalizar las prácticas de documentación, pueden causar una enorme confusión a largo plazo. Sin embargo, comprender cómo la gestión documental puede tener un impacto positivo en tu organización, además es garantía de éxito en muchos casos. Aquí cubriremos los fundamentos, la historia y la importancia que tiene la recuperación y administración de documentos.

¿Dónde nace la gestión de documentos moderna?

La historia de la gestión de documentos tiene su origen a finales del siglo XIX con la invención del archivador. En 1898, Edwin Grenville Seibels ideó el sistema de archivo vertical. En él los documentos en papel se organizaron en cajones contenidos en armarios apilados.
Sin embargo, este esquema usado incluso hoy en día, genera un problema importante: los archivadores ocupan mucho espacio. Es por esta razón, que en 1939 llegaría un sistema prometedor acuñado por Ernest y Kate Biel. Con ellos comenzaría el uso de microfilms para fotografiar y almacenar documentos.

No obstante, la historia de la gestión de documentos dio un verdadero giro dramático en la década de 1980. Con la creciente disponibilidad de tecnología informática y el desarrollo de servidores inició la era del almacenamiento electrónico. Mientras tanto, la invención de los escáneres permitiría la conversión de documentos en papel a documentos digitales.
En poco tiempo, el auge del PC y la implementación de la tecnología de los motores de búsqueda pronto hizo que la localización de documentos fuera realmente sencilla. Mientras tanto, el uso innovador de Internet condujo al desarrollo de la tecnología en la nube, eliminando la necesidad de que las empresas alojen sus documentos localmente en servidores costosos.

Características generales de la gestión documental

Una función básica de un sistema de gestión de documentos es servir como el depósito central para los archivos de tu empresa. Algunas de sus características clave incluyen:

• Permite realizar un control de versiones o realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos.
• Es dado a la integración multiplataforma. El software compatible le permite acceder, editar, realizar copias de seguridad y monitorear documentos creados dentro de un CRM o ERP.
• Es escalable y permite agregar funciones avanzadas a medida que crecen los negocios.
• Brinda accesibilidad. Todos en una empresa tienen la posibilidad de acceder desde donde quieran, para administrar y navegar fácilmente por los archivos necesarios. Lo que a su vez también permite la colaboración.

Finalmente, la gestión de documentos contempla una serie de atributos que pueden generar valor a diario. La velocidad y la accesibilidad son 2 factores determinantes para las empresas que, gracias a su manejo excepcional, están avanzando rápidamente.
Comprender mejor el proceso que requiere para ser llevado a cabo y las ventajas que lo acompañan es algo que te explicaremos a continuación.

Para llevar a cabo lo anterior se debe realizar a través de la aplicación de administradores de archivos, softwares que administran y brindan información al usuario. Aquella interfaz se convierte en un canal entre las bases de datos y quienes buscan crean o editan información.

Definir los procedimientos

Es preciso definir una política de gestión, para tener un marco conceptual específico para la gestión de la información física y electrónica. De esta forma tendremos establecidos parámetros para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y conservación de la información, sin importar su soporte y medio de creación.
Un programa de gestión documental, una adecuada articulación y coordinación entre las diferentes áreas como lo pueden ser: tecnología, archivo, planeación y los productores de la información.

Crear un plan y un cronograma

Con el Programa de Gestión Documental (PGD) se diagnostica y se plantea un plan de trabajo ya sea a corto, mediano y largo plazo, en el cual se procura un desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de los documentos, de esta forma facilitar su uso, conservación y restauración documental.
Con el PGD se define una estrategia de los procesos de gestión documental que van a ser realizados y controlados durante cierto tiempo, con la finalidad de asegurar la integridad, disponibilidad, usabilidad, fiabilidad de los documentos como registro de conocimiento, fuente histórica o soporte de hechos.

Organizar los archivos actuales

En la organización de archivos, se clasifican las funciones o actividades de dicha entidad, que generan los registros. La clasificación se usar para diferentes propósitos como los requisitos de evaluación y conservación, almacenamiento y seguridad, y el establecimiento de permisos al usuario. Adicionalmente, brinda una base para realizar la indexación.
Los documentos se pueden clasificar:

• Por fondos: conjunto documental realizado por una entidad o institución. Aquí se relacionan unos elementos con otros según un criterio establecido, por ejemplo: la fecha, las letras del alfabeto, los números, etc.
• Por series: Dentro de los fondos. En cada serie se reúnen documentos del mismo tipo. Teniendo en cuenta un orden cronológico, un orden lógico o por otro tipo de criterios.
• Por expedientes: Dentro de las series. El expediente forma el conjunto de documentos referidos al procedimiento de un mismo tema. Se organizan siguiendo la lógica de su tramitación.
• Por documentación suelta.

Métodos de organización:

• Cronológica: Este criterio se determina a partir de la fecha de los documentos (años, mes y día), del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año, por mes, seguido de los días.
• Alfabética: La documentación se organiza de acuerdo a las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
• Numérica: Los documentos se organizan según el número de registro ordenado que se le da en la oficina productora para ser controlados.
• Por conceptos: La documentación se ordena por medio de un índice anteriormente estructurado. Este sistema se puede aplicar para la correspondencia donde se organiza los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.

Conservación

El proceso de la conservación de documentos nos permite mantener la integridad física del soporte del texto de los documentos a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Además, si hay carpetas arcaicas llenas de contenido innecesario, vale la pena prescindir de ellas.

Verifica la conservación y organizar el almacenamiento

En ambos casos, es vital mantener los archivos y documentos, ejecutando la clasificación, marcación y organización de las carpetas o de sus raíces en caso de los documentos electrónicos. Aquí se debe detallar la ubicación de los documentos, con el fin de facilitar su visualización y revisión. Esto evitará retrasos en el acceso a la información.
Con estos instrumentos archivísticos, en cuestión de organización se hace la revisión de la información, lo cual permite establecer su disponibilidad y tratamiento durante el tiempo, la relevancia que tiene y su categoría principal y las demás.

Poner a prueba el sistema

Debes probarlo a fondo una vez que hayas creado un sistema y esté implementado. Esto te proporcionará una visión realista del rendimiento de tu sistema.

El mantenimiento y la difusión deben ser continuos

Decide un tiempo específico a diario que debes dedicar a tu sistema de gestión de documentos. Además, puedes capacitar a tus empleados para el mantenimiento continuo del sistema de gestión de documentos.

La gestión de documentos y sus ventajas

Las soluciones de gestión de documentos son escalables para satisfacer las necesidades cambiantes de cualquier empresa. En esta tarea, se destacan varias ventajas entre las que se cuentan:

Espacio de almacenamiento reducido

Una solución de gestión de documentos basada en software, puede reducir la necesidad de archivadores, cajas y contenedores.

Seguridad mejorada

Los documentos se pueden rastrear y permiten ser etiquetados fácilmente en función de reconocer cambios.

Recuperación más fácil

Dependiendo de la solución implementada, se logra recuperar archivos por una palabra o frase en un documento. Esto puede ser extensible a categorías o carpetas que agilizan todo el proceso.

Mejor colaboración

Proporciona una mayor visibilidad de procesos comerciales y puede permitir una mejor supervisión del flujo de trabajo.

Recuperación ante desastres

Con el archivo digital, los documentos en papel están protegidos contra toda calamidad y tienen un respaldo en la nube.
En definitiva, los sistemas adecuados de administración de documentos pueden brindarte un beneficio mayor en términos de tiempo. Un beneficio definitivo que, a menudo, se traduce directamente en una mayor productividad.