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14 de junio de 2021

Beneficios y ventajas de la digitalización de documentos

La tecnología ha llegado para facilitarnos algunas situaciones básicas del día a día. La comunicación con otras personas, ahora posible de forma inmediata y a larga distancia, es una de ellas. Sin embargo, la principal característica de la tecnología es su habilidad para almacenar y organizar información con un proceso denominado digitalización de documentos.

¿Cuáles son las ventajas de este procedimiento?

Con el paso de los años, esta estrategia ha cobrado fuerzas por la eficacia y la rentabilidad de sus métodos en comparación con los medios tradicionales. El resultado de trasladar los textos físicos a plataformas digitales te otorga una serie de beneficios como los que siguen:

  1. Su gran capacidad de almacenamiento: una memoria USB, por ejemplo, puede albergar un sinfín de documentos. Para estos, con medios físicos requerirías por lo menos el espacio de una biblioteca.
  2. Manejo de la información: al tratarse de una herramienta sistematizada y configurada, las búsquedas en el texto son veloces y sin margen de error.
  3. Control sobre el texto original: a menos que así lo desees, tus archivos digitales permanecerán intactos tanto en el contenido como en la forma. En medios físicos esto puede suponerte un problema, puesto que los manuscritos son fáciles de manipular.
  4. Campañas de difusión: los textos estarán disponibles para las personas y zonas geográficas de tu interés, siendo posible abarcar una importante extensión del territorio.
  5. Orden: otra ventaja de los medios digitales tiene que ver con la organización de los documentos. La ubicación del contenido se encuentra en un lugar permanente, lo que garantiza la exactitud en búsquedas de información futuras.
  6. Preservación de los documentos: la historia ha advertido el peligro que corren los textos debido a sucesos como incendios, saqueos y demás calamidades. Ciertamente, un archivo en formato físico es propenso a la pérdida. Pero con la digitalización, el riesgo de pérdida disminuye con creces. Y, al contrario del papel, los documentos virtuales no se desgastan.
  7. Seguridad: ante la posibilidad de un delito informático, las compañías ofrecen variedad de sistemas para proteger la seguridad de tus archivos a precios económicos. Sin embargo, cabe aclarar que los documentos de propiedad intelectual no son foco importante de amenaza.
  8. Impacto sobre el ecosistema: nos enfrentamos a las crisis ambientales, la contaminación y la falta de recursos. Por ello, el reemplazo del papel por la digitalización es una alternativa vital para darle un respiro a la naturaleza.
  9. Practicidad: tu información puede ser almacenada en aparatos de uso personal como teléfonos celulares, tabletas y portátiles, entre otros dispositivos. Su modesto tamaño se acomodará sin inconvenientes a cualquier espacio.
  10. Economía: las comodidades que prometen los medios virtuales van en sintonía con sus buenos precios. Con los libros, por ejemplo, un único texto puede ser difundido a miles de personas simultáneamente. De esta manera te evitas el costo del resto de ejemplares.

Siglos después de la imprenta, el formato digital emergió como una de las creaciones más influyentes a la hora de plasmar la voz de la humanidad. Y es, al son de hoy, la mejor vía para la perduración de tus archivos.

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