Proceso general de la digitalización de documentos

Si tienes que preservar tu documentación física a una transformación digital, esto es todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de documentos que aplica para archivos que necesitas respaldar, de una forma operativa, sencilla y fácil de catalogar.

¿Cómo optimizar el proceso de digitalización de documentos?

Todo dependerá de los documentos que quieras preservar, por ejemplo, si tienes una empresa que realiza despacho de mercancías, pero su área de facturación aún remite sus ventas previamente firmadas por el cliente, este es un archivo que seguramente tendrás que respaldar.

Ya tienes dos procesos, impresión y firmas en papel. ¿Cómo podrías optimizar el proceso? Siempre puedes ahorrarte el paso de imprimir.

Ahora bien, solo deberías tener la facturación digital, para que el cliente pueda firmar a través de un dispositivo electrónico, como tabletas oteléfonos inteligentes.

Podrías emitir esa factura en digital a través de un documento PDF y compartir, en un mismo momento, al cliente y al departamento de contabilidad de la empresa, todo en menos de 5 minutos.

Es sencillo, se denomina simplificación de procesos a través de la digitalización. Esto a las empresas les viene de maravilla a la hora de ahorrar tiempo y recursos.

Si quieres digitalizar el archivo de una empresa, estos son los pasos para migrar a lo digital, de una forma correcta:

Pasos para realizar la digitalización

• Estructura documental: Para digitalizar a la empresa es necesario definir los ítems de indexación. Esos serán tus metadatos, y con ellos podrás localizar la información siempre que la necesites.

Tienes dos tipos de metadatos: Los metadatos generales del expediente que quieres respaldar y los metadatos específicos por tipo de documento.

• Diseño de prueba: Ahora te toca definir una prueba de concepto. Esto te va a facilitar que el software de consulta de los documentos sea específico a la hora de consultar cualquier estructura documental respaldada.
• Eliminación de documentos: Es el momento de limpiar todos los documentos de elementos externos, como grapas, carpetas, cintas y clips. El objetivo es que puedas dejar las hojas sueltas y limpias, preparadas para poder ser escaneadas.
• Clasificar documentos: Separar todos los documentos te facilitará la carga al escáner, así que con esto optimizas el proceso de digitalización.
• Escanear documentos: Pon todos tus documentos, que ya fueron clasificados y ordenados, para obtenerlos en digital.
• Indexación: Ahora que ya tienes tus metadatos definidos se empieza a capturar los valores determinados para cada campo.
• Exportar al sistema de gestión: Cargas los documentos y sus respectivos metadatos en el sistema y luego vas a verificar que la carga de la información este correcta.
• Consultar los documentos: Es el momento de probar el primer lote de información que se digitalizó, con el fin de poder verificar la calidad y operatividad de la información digitalizada.

Para comprobar que todo ha salido correctamente, puedes ejecutar una primera búsqueda. Si todo marcha bien, ya tienes tu proceso de digitalización general finalizado. La transformación de todo material bibliográfico es algo inevitable.

El propósito de esto es ser amigables con el medioambiente, ahorrar recursos y tiempo en los procesos.