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9 de noviembre de 2021

Ventajas de un Software de Contenido Empresarial

El software de contenido empresarial, o ECM, hace referencia al conjunto de tecnologías utilizadas, dentro de las que está un programa de gestión documental. Estos sistemas contribuyen con la organización interna de la empresa, como la dirección del personal, la administración del ciclo de vida de los documentos dentro de la organización, la integración de firmado digital de los documentos y mucho más.

Las plataformas para gestionar la dirigencia de una empresa son fundamentales para un crecimiento sostenido. A continuación, exponemos las ventajas de su uso.

Ventajas al usar un ECM en una organización

Emplear uno de estos softwares ofrece beneficios como los que mencionaremos a continuación:

  • Agilizar los trabajos del departamento de recursos humanos. La contratación y el estatus de cada empleado será mejor manejado con el uso de este software. Gracias a esto, no se requerirá de expedientes en papel y se garantizará la digitalización de muchos procesos que antes exigían gran demanda física. Mejor aún, el personal de recursos humanos puede movilizarse para facilitar otras labores que requieran su presencia.

Dentro de las funciones del Software de gestión podemos encontrar la facilidad en cuestión de gestión de contratos. Esto permite automatizar la administración por parte de contratistas en procesos desde registros presupuestales hasta liquidaciones, permitiendo a su vez, centralizar la gestión, control y seguimiento.

  • Automatización de pagos. Los usuarios podrán pagar todo tipo de cuenta de manera automática. El software agiliza los trámites y los procesos para la liquidación de cuentas, reduciendo el complejo sistema por un simple ticket de comprobación. Esto aplica tanto para los pagos como para las deudas.
  • Alcance más amplio y efectivo. La comunicación interna es imprescindible para que cualquier organización logre un objetivo en común. La distribución de información y la asignación de tareas resulta mucho más efectiva cuando la realizamos con un software intermediario.

La gestión del cambio organizacional será clave para el éxito en la transformación digital, permitiendo empoderar a los usuarios del sistema y mejorando a su vez la cultura organizacional dentro de la empresa

  • Mayor satisfacción general. Tanto el cliente como el empleado y el empleador se ven beneficiados con la implementación de tecnologías en su estructura. La optimización de distintos procesos genera una respuesta positiva para los usuarios, así como mayor libertad para los empleados y un filtro más claro para el empleador.
  • A prueba de papel y errores. Los servicios digitales cuentan con copias de seguridad periódicas. Dichas copias pueden utilizarse para garantizar la continuidad de las operaciones ante cualquier acontecimiento. El papel no es requerido cuando la organización se vuelve digital.
  • Gestionamiento y adaptación. Los directores y demás personal directivo para una organización tienen la facilidad de comunicar órdenes y cambios de objetivos. Esto permite una adaptabilidad por parte de una empresa, en cualquier mercado y a cualquier entorno situacional que pueda acontecer.

En este aspecto se contará con un control de tareas  que podrá iniciar o no con un documento electrónico. En esto se logrará además, asignaciones de seguimiento, gestión de tiempos y cumplimiento, rastreo de tareas cumplidas o pendientes y generación automática de alarmas y notificaciones que permitan garantizar una trazabilidad en los trayectos.

  • Utilizar el software para competir. La gran mayoría de instituciones y organizaciones están adaptando estas tecnologías en sus métodos de trabajo. La gestión de contenido empresarial (ECM) no solo habla de tecnología, sino del conjunto de técnicas y estrategias. Optimizar la forma de trabajar causa un mayor impacto competitivo en cualquier área, pero, para competir, hay que usar métodos y técnicas actuales.
  • Gestionamiento de datos digitales. Además de digitalizar lo que se hacía con papel, el orden también es óptimo gracias a distintos algoritmos. De esta manera, podemos encontrar y administrar mejor cualquier documento que haya sido digitalizado.

El Software ofrece una gestión de historias laborales con un proceso personalizado en la gestión de este tipo de documentos. Esto complementado con formularios inteligentes que se nutren de datos de aplicaciones externas y sincronizadas con las políticas de gestión documental.

Por otra parte, se generan reportes personalizados y permite seguimientos en tiempo real de todas las historias laborales almacenadas.

Los años han pisado fuerte con la llegada de la tecnología y con su adaptación a los ambientes empresariales. La digitalización no supone un desplazamiento, sino una evolución con mayores capacidades y oportunidades que antes eran más complicadas de conseguir. Un ECM es fundamental para la competitividad de tu organización.

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