Relación entre la tecnología y la gestión documental

En la actualidad, todas las organizaciones y empresas, han identificado que su gestión de información institucional, es esencial para evidenciar sus actividades, y ser más eficientes operativa y administrativamente.

La Gestión de Información Colombiana

La Gestión Documental en Colombia, depende de los archivos empresariales electrónicos y digitales de las empresas de este país, los cuales se convierten en un factor imprescindible y de mucho valor para cualquier organización; es así como en este texto abordaremos temáticas relacionadas con todos los documentos y los medios, dispositivos o herramientas tecnológicas, las cuales se están implementando por diferentes entidades para su Gestión Electrónica de Información.

Expedientes Electrónicos de Archivo

Estas unidades de información o expedientes, están conformados por una serie documentos electrónicos, referentes a un mismo tema o asunto, por lo general están almacenadas en tecnologías digitales o electrónicas que permiten su gestión y control, las herramientas principales son los computadores y los celulares, adheridos a estos están los software, las aplicaciones, las páginas web, las redes sociales, programas como PDF, plataformas, entre otros; permiten que la gestión de archivos pueda cumplir con todos los parámetros legales, en la ejecución de todos sus procesos y procedimientos documentales. Otras herramientas, como el escáner y los correos electrónicos, posibilitan la gestión de toda la información empresarial.

Tipos de Expedientes Electrónicos:

• Nativos: Estos son documentos electrónicos gestionados y almacenados mediante la tecnología de un software, aplicación o programa que está incluido en un computador.
• Documentos electrónicos digitalizados: Son documentos físicos, pero con la ayuda de herramientas y programas como el escáner, el PDF, entre otros, permiten su reproducción en medio tecnológico.
• Archivos Audiovisuales: Estos son videos, grabaciones de audio, imágenes, redes sociales, correos; los cuales al igual que otro tipo de archivos contienen información empresarial.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Ahora vamos a hacer una explicación de toda la estructura, el énfasis y la finalidad de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos en una organización.

• Definición: Un Sistema de gestión de documentos electrónicos, es un software, aplicativo, programa, que permite la gestión, cumplimiento de parámetros legales en los documentos, desde su producción hasta su eliminación o conservación total.
• Fases de implementación:

1. Planificación: alcance, objetivos, normas, roles, responsabilidades, plan de trabajo.
2. Análisis: organización técnica, tecnológica, cultural y documental.
3. Diseño: estrategias y alternativas para su aplicación.
4. Implementación: ambientes de instalación y despliegue, pruebas, producción.
5. Evaluación, monitoreo y control: gestión de calidad, gestión del cambio, y estrategias de mejoramiento continuo y permanente.
6. Mapa de ruta: se establece en el corto, mediano y largo plazo; así la empresa tendrá un recorrido claro a seguir en su aplicación y cumplimiento.

Requisitos para la gestión de información

1. Clasificación.
2. Retención y disposición.
3. Captura e ingreso.
4. Búsqueda y recuperación.
5. Metadatos.
6. Control y seguridad.
7. Flujos de trabajo.

Criterios de la gestión de archivos empresariales en medios tecnológicos:

1. Autenticidad: Certifica la documentación, sin alteraciones.
2. Integridad: Posibilita la seguridad de la información.
3. Inalterabilidad: Garantiza que los documentos electrónicos generados en medios tecnológicos, no sean modificados en todo su ciclo vital.
4. Confidencialidad: Posibilita el acceso a la información a personas que solamente estén permitidas en una organización.
5. Fiabilidad: Pretende que la información sea totalmente verídica y real, sin falsedad.
6. Disponibilidad: Establece que los documentos y todos sus metadatos asociados, puedan ser consultados, localizados, recuperados, interpretados, legibles, en condiciones de usabilidad.
7. Conservación a largo plazo: Es el conjunto de acciones y estándares que garantizan la permanencia de la información en el medio tecnológico utilizado.

Es importante resaltar que la gestión documental electrónica y digital, representada y gestionada en diferentes herramientas y medios tecnológicos, es esencial para la validez, evidencia, gestión e historia de cualquier empresa u organización.