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Cada compañía por grande o pequeña que puede llegar a ser debe tener una cultura organizacional sobre sus documentos, pero lamentablemente esto no se cumple en muchas de las compañías.
Cuando no se tiene una organización y ejecución adecuada de los documentos, empezamos a reflejar grandes inconvenientes en el día a día de las organizaciones, que tienden a conducir a una inadecuada gestión documental.
Al indagar como se lleva la gestión documental en las compañías, nos encontramos con muchas de ellas que piensan que los documentos que se producen en los procesos, se deben archivar tan solo metiéndolos en una carpeta, AZ o dentro de una caja, sin tener en cuenta los procesos de organización que promueva la preservación y el buen uso de la misma.
El resultado de estos malos procesos, presenta varios escenarios de caos a la hora de consultar la información, generando aumentos en el tiempo de búsquedas, perdida de la información e involucrar recursos humanos en tareas que retrasen sus procesos productivos, generando pérdidas económicas para cualquier organización.
Con los nuevos conceptos de trabajo remoto que tenemos en la actualidad, el acceso a la información es primordial para los colaboradores que realizan su trabajo desde casa, lo que implica que en compañías que no tienen una adecuada gestión documental y disponible su información, se convierte en un limitante para un buen desarrollo de sus tareas.
¿Qué debo tener en cuenta para una buena gestión documental?
Una buena gestión documental debe tener en cuenta a todas las áreas de la compañía, generando un buen canal de comunicación entre ellas, que permita fluidez en el manejo del documento y agilidad en la ejecución de los procesos. Adicionalmente, se debe efectuar evaluaciones periódicas que permita identificar el manejo de los documentos en cada proceso, midiendo su eficacia y analizando los pro y contra para el mejoramiento de la gestión de los documentos según su integridad, preservación, seguridad y disponibilidad.
Por otro lado, es importante tener una clasificación de los documentos de acuerdo con su importancia, tipos documentales y los procesos que impacta para la organización, para de esta forma llevar un adecuado ciclo de vida de los documentos.
Adicionalmente, uno de los factores primordiales a la hora de evaluar la gestión adecuada de los documentos es el área de archivo, donde se debe revisar sus procedimientos, su infraestructura, su seguridad y la forma adecuada de almacenar los documentos, llevando a la entidad a conservar y preservar la información según lo establecido por el Archivo General de la Nación, minimizando los riesgos asociados a perdidas de documentos, manipulación y mal aprovechamiento de los espacios físicos de almacenamiento.
En conclusión, una gestión adecuada de los documentos es primordial para cualquier compañía, se convierte en la columna vertebral del manejo del archivo, incrementando la productividad, tiempos de respuesta y mejoramiento de los procesos.
