Relevancia del archivo para las organizaciones

A lo largo de la vida, uno puede darse cuenta de la importancia de la organización en cualquier ámbito personal. El orden no solo es necesario para llegar a tiempo a una cita o para evitar olvidar la compra de un producto en el supermercado.

La correcta organización ayuda a agilizar diversos procesos en el ámbito académico, económico y empresarial. Hace algunos años, por ejemplo, los portafolios servían para una apropiada organización de las lecturas para un alumno y de los documentos importantes para un trabajador.

Evolución del archivo para las organizaciones

Debemos tener en cuenta que los archivos no son recursos exclusivos de las bibliotecas o centros de información. Toda organización que tenga como objetivo la optimización de sus actividades debe considerar la importancia de una correcta gestión documental de su información. Si esto no se toma en cuenta, la realización de las tareas más simples requeriría de un elevado uso de tiempo y recursos.

• Casi toda actividad, hoy en día, implica la generación, preservación y difusión de una gran cantidad de información que suele ser almacenada como archivos. Esta dinámica de preservación y transmisión de la información tiene su apogeo en la época de posguerra en Norteamérica en los años 50. Con el paso del tiempo, estos procesos se fueron optimizando hasta llegar a formas muy sofisticadas de almacenamiento y organización.
• Actualmente, con la aparición de las herramientas que proporciona la tecnología, esta práctica ha llegado a desarrollarse de manera nunca antes pensada. Los tiempos y los procesos se han visto reducidos a su máxima expresión, de modo tal que un archivo puede no solo ser producido en tiempos muy cortos, sino también compartido casi en tiempo real. La gran cantidad de información disponible, hoy en día, implica nuevos desafíos y modalidades para la recolección y difusión de la información.
• La gestión de documentos se empieza a alejar de los grandes espacios físicos que contenían una cantidad inmensa de documentos y dan paso a la informática, las nubes y las distintas plataformas disponibles para la recolección y transmisión de datos de forma segura.
• Muchos de los documentos han ido abandonando el contexto material de su creación y se han transformado en documentos íntegramente virtuales. Asimismo, mucha información antigua se ha comenzado a digitalizar con el fin de modernizar su uso y aprovechar los nuevos procesos de gestión de la información que ofrece la tecnología.
• Han surgido nuevos campos de trabajo y una serie de profesiones vinculadas a la administración de archivos en las organizaciones que han dinamizado diversos sectores académicos y laborales en la actualidad.

En conclusión, aquella organización que proponga una adecuada administración de sus archivos, desarrollará una gran ventaja comparativa con aquellas que no lo hacen. Esta práctica ha dejado de ser una opción y se ha convertido en una obligación necesaria para la debida gestión de la información, pues, en el archivo, se encuentra toda la historia y esencia de las organizaciones.

También te va a interesar: Inventario documental: Definición, tipos y características.