REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO

Para la gestión adecuada de los documentos, existen herramientas que apoyan a las entidades públicas y organizaciones privadas en establecer directrices para garantizar la autenticidad, confidencialidad, seguridad y disponibilidad de los documentos y uno de estos es el Reglamento Interno de Archivo.

El reglamento interno de archivo es un instrumento archivístico que apoya a las organizaciones a establecer parámetros claros para la administración y gestión de los documentos en todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

Es un instrumento que se implementa en entidades públicas y privadas y que debe ser de total cumplimiento por las personas que administran los documentos y vigilado por el comité de archivo, el cual apoyará en la definición de las políticas, normas, directrices y realizará labores de revisión, seguimiento y mejora del proceso de gestión documental en la organización.

Este reglamento ayudará a los encargados del archivo a saber qué hacer, como tramitar, donde archivar y como gestionar los documentos que produce y recibe la organización, de tal manera que cumpla con las normas y las buenas prácticas según el Archivo General de la Nación AGN y que blinde a la organización de perdida de información y/o de algún proceso jurídico que afecte su reputación y su economía.

Algunos de los beneficios que tiene la implementación del Reglamento Interno de Archivo son:

· Proporcionar normas claras del proceso de gestión de los documentos

· Dar parámetros de organización, archivo y consulta de documentos

· Proveer el procedimiento de préstamos documentales

· Establecer procesos de preservación y eliminación de documentos

· Definir procedimiento de inventario, sistematización, control y optimización de los documentos

Es importante mencionar que con los cambios y evolución constante que sufren las organizaciones, se recomienda hacer un seguimiento y mejora al reglamento interno de archivo con el objetivo de siempre tener una gestión adecuada de los documentos.