¿Qué son las Tablas de Retención Documental (TRD)?

Las Tablas de Retención Documental, también llamadas TRD, son un instrumento archivístico que permite realizar la identificación por tipo y serie documental de cualquier archivo de una compañía o entidad, asignando un tiempo de permanencia y una disposición final.

¿Pero qué es una serie documental y tipo documental?

Por tipo documental podemos entender que nos referimos a qué clase de documento es, su forma, sus características y a la clase que pertenecen, mientras que por serie documental entendemos que son las unidades documentales de una misma especie, generada por una entidad en consecuencia de sus funciones diarias.

Por otro lado, existen también subseries documentales que son el conjunto de unidades documéntales que forman parte de una serie, identificadas por separado, bien sea por su contenido o características.

A través del proceso de acceso, reconocimiento y manejo de la información, nos permite reconocer la estructura documental de una compañía para así seleccionar, organizar y categorizar los diferentes tipos de documentos, esto con el fin de conocer los tiempos de vida de cada documento, su retención y finalmente su disposición.

¿Son importante las tablas de retención documental?

Toda entidad o compañía desde su creación produce distintas clases de documentos, elaborados por las áreas y dependencias que constituyen la compañía, este proceso que en la mayoría de casos se realiza a diario, nos genera la necesidad de conocer qué tipo de documentos tenemos y producimos, sus características, los ciclos de vida y el tiempo de retención que debemos tener para cada uno de ellos y es ahí donde las tablas de retención documental se vuelven protagonista y nos enseñan a:

·         Reconocer la estructura documental a través de los tipos y series 

·         Controlar los ciclos de vida de los documentos.

·         Entender que debemos hacer cuando el documento cumple su ciclo de vida

·         Facilitar el manejo y la administración de la información documental

·         Controlar la producción y el acceso a la información

·         Resguardar y tener los protocolos de seguridad de la información

·         Reducir los gastos operativos y de almacenamiento

Es valioso reconocer que toda compañía produce gran variedad de documentos, pero es fundamental aprender a reconocerlos para así gestionarlos de la manera adecuada y no incurrir en una mala gestión documental que podría acarrearles a las compañías perdidas de documentos sensibles y de gran valor, inconformidades por auditorias que den como resultado el incremento del talento humano en la gestión de los mismos y un aumento en los gastos operativos y de almacenamiento.

Es relevante que cada entidad o compañía entienda que un correcto manejo de la documentación es vital para su continuidad, el archivo no se debe tomar al azar o simplemente como un proceso de depositar documentos en carpetas o cajas sin tener en cuenta la normatividad.

Con la implementación de las tablas de retención documental, las entidades serán capaces de mejorar los tiempos de respuesta a las necesidades del negocio y así ser más eficientes y productivos en todos los procesos de las compañías.

 Las Tablas de Retención Documental nos ayudan a entender la relevancia que tiene cualquier tipo de documento, su producción y ciclo de vida, permitiéndonos controlar, clasificar y administrar de manera adecuada la información de las compañías.