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4 de noviembre de 2021

¿Qué hace una empresa de Gestión documental y cuáles son sus procesos?

Si tu organización moviliza gran cantidad de información, seguro te has tenido que enfrentar a problemas como no encontrar los datos necesarios, un archivo desordenado o cantidades enormes de papel que ocupan mucho espacio físico. Este es el pan de cada día -y también el dolor de cabeza- de las compañías; para ayudarlas existen las empresas de gestión documental.

¿Cuál es la función de este tipo de empresas?

Están especializadas en implementar sistemas de gestión documental eficaces y eficientes. Significa que la información de la empresa pueda ser creada, controlada y utilizada de manera óptima; un verdadero insumo para la planificación de estrategias y la toma de decisiones.

¿Qué soluciones y ventajas aportan las empresas de gestión documental?

Patricia Russo, en su libro Gestión documental en las organizaciones, explica los beneficios de una gestión documental acorde a las necesidades de la empresa:

  • Reduce la documentación en papel. Esto lleva a una utilización más óptima de los recursos y del espacio físico.
  • Minimiza los costos para crear, almacenar y conservar los documentos.
  • Asegura la eficiencia para la recuperación y acceso a los datos; esto, además, permite que sea compartida más fácilmente.
  • Al agilizar procesos, mejora la productividad de los colaboradores y la velocidad del servicio a los clientes.
  • Ofrece apoyo ante acciones legales.
  • Es la memoria de la empresa: documenta sus actuaciones y asegura su preservación histórica.

¿Qué servicios ofrecen?

  • Digitalización de documentos: Consiste en convertir un documento en soporte análogo, como el papel, en un archivo digital que puede ser almacenado en un computador. Muy útil cuando se requiere reducir el espacio físico de almacenamiento y para mejorar la difusión de la información.
  • Digitalización de audio y video: Los archivos de una organización no se encuentran únicamente en papel; su patrimonio es asimismo audiovisual y se debe garantizar su conservación, pues las grabaciones en soportes magnéticos también se deterioran.
  • Microfilmación: Es una técnica para reproducir documentos que consiste en hacerles una fotografía y esta es registrada en una película de microfilm. Mientras que en la digitalización el archivo queda accesible en una computadora, en la microfimación el archivo queda soportado microfilm, a escala reducida, sin perder su calidad. Es fundamental para documentos de un gran valor, pues permite conservar imágenes en perfectas condiciones por cientos de años.
  • Otros servicios de gestión documental, instrumentos archivísticos: Son herramientas que mejoran la organización de los archivos, como tablas de retención documental, cuadros de clasificación, planes de transferencia, entre otras.
  • Organización e inventario documental: Como todo inventario, describe de una manera sistemática y detallada el conjunto de archivos y la información contenida en ellos, para que sea más fácil ubicarla y recuperarla.
  • Asesoría y capacitación en gestión documental: Estas empresas ponen a tu disposición profesionales expertos en gestión documental para mejorar los procesos de tu organización.
  • Restauración y preservación de documentos: A través de servicios de laboratorio y de intervención (que brindan soluciones a los deterioros de los archivos físicos) garantizan la permanencia los archivos.

Ahora que conoces el gran valor de una adecuada gestión de los documentos de tu organización, podrás evaluar cómo estás llevando a cabo estos procesos y, en caso de necesitarlo, solicitar el apoyo de expertos en el tema.

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