Que es una tabla de valoración documental

Las tablas de valoración documental (TVD) es un instrumento archivístico de clasificación y valoración de los documentos que hacen parte de los fondos acumulados de cualquier compañía o entidad, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

Las compañías deben tener como prioridad el mejoramiento en sus procesos archivísticos y esto parte desde el desarrollo de un programa de gestión documental, que ofrezca diversas herramientas que den como resultado el adecuado manejo de los documentos, entre estos los fondos acumulados.

Las Tablas de Valoración documental reflejan toda la información recopilada a través del desarrollo de los procesos de las compañías en el tiempo, permitiendo en primer lugar la identificación y restauración de la historia documental de cualquier compañía e identificando los tiempos de vida de los documentos, su retención y eliminación de forma adecuada.

Uno de los objetivos primordiales de este instrumento es la clasificación y depuración de los documentos, para ser así almacenados de manera adecuada, ya sean documentos físicos o electrónicos, generando un cerco de seguridad sobre los mismos, dando acceso a la información de manera precisa y en tiempo real, generando un aumento de la productividad y tiempos de respuesta más ágiles en los distintos procesos de la compañía.

Las tablas son aplicadas con el fin de mejorar los acervos documentales, reduciendo la ocupación de espacio físico del archivo y mejorar la gestión de los documentos, llevando a la organización a disminuir los costos operativos asociados al almacenamiento, tiempo y riesgo por el manejo inadecuado de sus documentos.

En conclusión, toda compañía debe generar un correcto funcionamiento a nivel archivístico, que permita la trazabilidad de la información, gracias a la elaborando y aplicación de las tablas de valoración documental, cuya función es fortalecer los procesos de manera adecuada sobre el manejo del archivo producido por las compañías.