Qué es el Programa de Gestión Documental?

El Programa de Gestión Documental o también llamado PGD, es un instrumento archivístico que le permite a las organizaciones planificar las mejoras sobre la gestión de sus documentos, en un término de corte, mediano y largo plazo, basado en un diagnóstico previo que permita identificar el estado actual de sus documentos y el esfuerzo, actividades e inversión a tener en cuenta para llegar al ideal de una gestión optima de los documentos de la compañía.

El PGD está enfocado en la administración, tratamiento y organización de los documentos producidos en las compañías, desde su origen hasta su destino final, permitiendo proporcionar una adecuada conservación y gestión de toda la documentación física y electrónica de las compañías.

Esta planeación lleva a la creación de parámetros que permiten dar buen uso de la información, promover y facilitar el manejo de los documentos a través de la automatización de los procesos que manejan las distintas áreas de la compañía, permitiendo generar un plan de acción sobre el manejo adecuado de la información, la estandarización de la creación y disposición de los documentos, que dependiendo al nivel que se implemente, deberá dar como resultado la disminución en la utilización del papel y la reducción de costos asociados a su manejo.

Es claro que todos estos procesos se generan a través de la legislación del Archivo General de la Nación, en su normatividad (Ley general del archivo 594 del 2000, Titulo V, Gestión de Documentos, Artículo 21, Programas de Gestión Documental), la cual nos indica la obligatoriedad en las entidades públicas de desarrollar e implementar el PGD, incorporando tecnologías y procedimientos que lleven a la entidad a manejar adecuadamente su documentación.

Ahora bien, para las entidades privadas, aunque no es obligatorio, si es recomendado realizar este instrumento, ya que les va a permitir conocer el estado actual de los documentos y construir los lineamientos que lleven a una gestión optima de la documentación, alineada a la Estrategia Corporativa de la compañía.

Gracias a la implementación del PGD o Programa de Gestión Documental permitirá mejorar los procesos documentales de la compañía, determinar los disposición de la información interna y externa, tener acceso en tiempo real a la misma, mejorar los tiempos de respuesta sobre las requisiciones de cualquier documento, poder clasificar de manera adecuada la información, generar flujos de trabajo eficiente sobre los archivos de gestión, central e histórico, optimizando tiempos sobre consultas y desarrollo de procesos.

Lo anterior se verá reflejado en la disminución de la creación de documentos físicos, tiempos de consulta de información por parte de los colaboradores, seguridad, conservación y preservación de la documentación y en avanzar hacia un proceso de transformación digital, encaminado a la compañía a una política de cero papel y a tener la información en tiempo real para el desarrollo de los procesos.