¿Cuáles son los procesos de la gestión documental ?

Hoy en día las empresas manejan una cantidad importante de documentos tanto internos como externos, principalmente, aquellas de mayor volumen. Por tal motivo, resulta sumamente necesario llevar un sistema de procesos de la gestión documental que sea óptimo, seguro, eficaz y que permita el respaldo de los datos allí contenidos; todo ello con el fin de que la información se encuentre organizada y sea de fácil acceso para cualquier persona.

Procesos de la gestión documental

Para garantizar la efectividad de cualquier unidad de negocios, es pertinente llevar a cabo un proceso que permita controlar el flujo de la información, proteger los documentos y mantener el orden dentro de la organización. En este sentido, los pasos a seguir para implementar una óptima administración de datos son los que se indican a continuación:

1. Planificación: Este es el primer paso para iniciar todo proceso de manejo de documentos, también denominado «planeación». Consiste en realizar una revisión previa de todos aquellos archivos que se quieren tratar, los cuales garantizan la sostenibilidad de la empresa o institución. De igual manera, es el momento oportuno para establecer los objetivos, las normas y los métodos que se van a implementar a lo largo la gestión.
2. Producción: En este paso, los colaboradores evalúan a fondo cada uno de todos los documentos que forman parte de la unidad de negocios, así como también ponderan sus efectos dentro del proceso administrativo en pro de hacer un óptimo manejo de los recursos. En este punto del proceso, se deben tener en cuenta aspectos tales como la creación, organización, respaldo, métodos y ejecución de las tecnologías y estrategias que regirán la actividad.
3. Gestión y trámite: El siguiente paso consiste en un análisis que se ejecuta sobre cada documento y los trámites por los que este debe pasar, además de la incidencia que tiene sobre el proceso en general.
4. Organización: Una vez que es posible la identificación de los datos y sus procesos conexos, es necesario establecer un orden para los documentos, basándose en su ciclo de vida propiamente. En tal sentido, corresponde indicar la categoría, el tiempo de vigencia, el departamento al que pertenece y el archivo al cual será asignado,
5. Transferencia: Con respecto a este punto, se trata de las políticas de transferencia de los documentos hacia su fase de archivo, en la que es necesario tener en cuenta aspectos tales como la estructura, los formatos, la migración y la conversión, los cuales se estipulan de acuerdo con las tablas documentales de valoración.
6. Disposición de documentos: Se trata del análisis que se le realiza a cada documento para establecer los pasos más idóneos para su conservación o eliminación a fin de darle el tratamiento más correspondiente según sea su ciclo de vida.
7. Preservación a largo plazo: Consiste en los pasos, tácticas y métodos que se van a implementar para conservar la información en un plazo que debe ser establecido previamente.
8. Valoración: Este último paso es esencial, ya que consiste en una evaluación objetiva acerca de los documentos y su valor para determinar cuáles son los más importantes dentro del proceso administrativo de la unidad de negocios. De tal manera, es posible conocer el plazo de conservación de los archivos y su respectiva disposición final, que puede ser definitiva o temporal.

Tal y como se puede observar, el manejo de la información documentada es un proceso que consta de varios pasos, puesto que consiste en un ciclo que sin duda alguna va a mejorar el proceso administrativo dentro de la organización. Aunado a ello, va a garantizar la protección de los datos e información, lo que resulta indispensable para la continuidad de las actividades.