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14 de octubre de 2021

Proceso para Digitalización de Documentos

La digitalización de documentos es la transformación y almacenaje de los archivos que se encuentran en papel a una condición digital, la cual se guarda en una base de datos. Este proceso facilita la búsqueda de documentos y pueden ser accesibles desde cualquier lugar por personas debidamente autorizadas.

Pasos para digitalizar documentos

A continuación, detallamos paso a paso cómo transformar un documento de un formato analógico a un completamente digital.

  1. La determinación de la estructura documental. Aquí se determinan los metadatos requeridos para poder conseguir de manera fácil la información digitalizada. Los metadatos pueden ser generales del expediente o específicos por tipo de documento. Señalan el orden en el cual van las etiquetas en dicho documento.
  2. El diseño de prueba del concepto. En esta parte se realiza una prueba de concepto de primera mano en el software de consulta de los documentos, con el fin de constatar la operabilidad de la organización documental por parte del usuario final.
  3. El expurgo de la información. En este punto se realiza una limpieza física de los documentos que se encuentran en papel con la finalidad de obtener hojas completamente limpias y sueltas para el escaneo. Se debe retirar de las hojas todo tipo de elementos por las que se encuentren unidas como grapas, clips, cintas, ganchos, entre otros.
  4. La clasificación de los documentos o expedientes. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas que permiten agrupar los documentos respectivos de manera jerárquica con punto de vistas orgánico y funcional para conseguir el contenido. Es establecer una secuencia numérica, alfabética o cronológica para localizar de forma rápida la información que se requiere.
  5. Escaneo de documentos. No es más que el proceso que se realiza para alimentar el escáner con los documentos correspondientes y previamente clasificados para lograr imágenes totalmente digitales.
  6. Indexado. Es el proceso donde se comienzan a capturar los niveles de cada campo, debido a la transformación basada en los metadatos previamente determinados. Generalmente, este paso se elabora de manera manual por medio de capturistas de datos. De igual manera, puede hacerse de forma semiautomática.
  7. Exportación al sistema de gestión estandarizada de documentos. En esta etapa se llevan a cabo las siguientes actividades:
  • La generación de un layout adecuado para el sistema, que no es más que un esquema que señala y resume la división y la forma de los elementos en el interior de un diseño.
  • Carga de documentos y metadatos en el sistema.
  • Comprobación de carga correcta de la información.

8. La consulta de los documentos en el sistema de gestión estandarizada de los archivos. Este punto se debe poner en marcha desde que se origine el primer paquete de información debidamente digitalizada para comprobar la operabilidad y calidad de la información, ya con el informe real. En esta parte es donde se hacen notorios los resultados de todo el proceso realizado.

Finalmente, podemos decir que un proyecto para digitalizar los documentos necesita de mucha observación para que pueda concluir de manera exitosa y así pueda facilitar las diferentes búsquedas.

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