Por qué es adecuada una buena gestión documental

Si la información es poder, la gestión documental es una de las armas más importantes, ya que condensa todos los datos de una organización para ponerlos al servicio de sus estrategias y operaciones.

¿Qué es la gestión de documentos?

Es un conjunto de procesos que se aplican para organizar y clasificar todos los documentos que circulan en una empresa, así como para gestionar su disponibilidad en el momento en que sean necesarios.

La gestión de documentos abarca ciertas actividades:

• Extracción y recuperación de datos.
• Conservación de los papeles que sean útiles.
• Desecho de toda información que ya no sea de utilidad.

Para que la gestión de datos sea eficiente, debe apoyarse en la tecnología, que facilitará los recursos y la metodología necesaria, con el fin de almacenar y compartir información entre los directivos y empleados.

El uso de un programa o software permitirá automatizar las actividades que en otra eran cien por cien manuales:

1. Organizar la información.
2. Asegurar la confidencialidad de la información.
3. La digitalización de los documentos.
4. Etiquetar cada dato.
5. Aprobar la inserción de los datos en el sistema.
6. Administrar el uso de los datos.

Características de la gestión de documentos

El proceso de gestión de la información en una empresa busca la eficiencia en la administración. ¿Con qué herramientas justifica sus actividades?

• La coordinación y el control del proceso de recibir, ubicar y resguardar la información.
• Custodia el archivo digital como si fuese un activo más de la organización.
• Control de versiones. Se lleva un registro histórico de cuándo se creó la primera versión de un documento y las posteriores.
• Función “roll-back”, que permite traer versiones más antiguas de un mismo documento.
• Garantizar un sistema de archivo eficiente, que apoye el trabajo diario y la toma de decisiones.

Ventajas de la gestión digital de documentos

La revolución tecnológica ha permitido que los archivos digitales ofrezcan un amplio espectro de soluciones acordes con las necesidades del mercado. Desde apoyar a los objetivos de la organización hasta cooperar en los proyectos más importantes. La gestión de documentos aporta tanto a grandes como pequeños negocios los siguientes beneficios.

Ahorro de costos y tiempo

Si la digitalización es prioridad en el departamento de archivo, mayores serán las virtudes para obtener y clasificar la información. En especial, por el ahorro que las empresas ganan al reducir el gasto en papel, que en el pasado representaba un buen porcentaje del presupuesto de cada oficina. También se reduce el tiempo que cada trabajador dedicaba a buscar entre los estantes y carpetas la información necesaria.

Mayor eficacia en el trabajo administrativo

La automatización del archivo, la firma y los certificados electrónicos reducen el tiempo de los trámites y aceleran los plazos para ejecutar actividades o proyectos.

Al dejar atrás el “clásico papeleo”, la eficacia se incrementa y mejora la productividad en áreas esenciales como la producción, servicio y atención al cliente.

Información centralizada

Aunque cada departamento genera su propia información, los archivos digitales logran aglutinar todos los datos del negocio para establecer el orden y control de lo que demanda cada área.

Así pues, una plataforma centralizada no solo salvaguarda los datos estratégicos, sino que restringe su acceso a través de un control de acuerdo con los niveles, roles y responsabilidades de cada quien dentro de la empresa.

Propicia una gestión sostenible

La automatización documental mejora la imagen de la organización como una compañía que apuesta por el reciclaje y la ecología. Cuando se reduce el uso del papel y sus derivados, se contribuye a la preservación de los recursos no renovables.

También se alinea con el cumplimiento de las normas medioambientales del país y las directrices que emanan de los organismos reguladores internacionales.

Por eso, adoptar este método fortalecerá la gestión empresarial y la llevará hacia un nuevo nivel de modernización y sostenibilidad.