Normatividad en la gestión documental

La gestión documental es el proceso que se realiza a través de un sistema digital, normalmente basado en una computadora y un programa que permite el almacenamiento, control y seguimiento de documentos en formato electrónico, también incluye el manejo de imágenes electrónicas digitales, todo ello capturado de los originales en papel. ¿Quieres saber más sobre ello?

Un documento es «un objeto o información registrada que puede tratarse como una unidad». Aunque esto te puede parecer complicado, es realmente simple, ya que es el proceso que se utiliza para generar, distribuir y usar contenidos.

La gestión se realiza a través del programa que controla y organiza los documentos a lo largo de una organización. Incorpora la captura del documento y su contenido, los flujos de trabajo, los depósitos de documentos, la salida de la computadora y el sistema de gestión de informes de la empresa, así como todos los dispositivos de salida y los sistemas de recuperación de la información. Incluye los procesos utilizados para darle seguimiento, almacenar y controlar los documentos.

Normativas técnicas

NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas, cuya finalidad con las descripciones archivísticas es poder identificar y explicar el contenido y contexto de los documentos de archivo para hacerlos accesibles.

NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad.

Esta norma específica los requisitos para el papel de archivo de conservación total, el cual es un papel de alta permanencia y durabilidad. Se aplica a los papeles sin imprimir, reservados para los documentos y las publicaciones que deban tener permanencia y uso frecuente.

NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.

Esta norma contempla los métodos para la medición de archivos con documentación que se encuentra en soporte de papel, preferiblemente de tamaño carta u oficio. Esta medición en metros lineales da una idea del tamaño de un archivo sin necesidad de ser trasladado a folios.

Normas a tener en cuenta del Archivo General de la Nación

El archivo General de la Nación es la entidad que supervisa y ofrece información confiable sobre todo lo relacionado a la gestión de archivos y al manejo de la información, con la finalidad de crear estándares y normativas eficientes.

Dentro del manejo de la información se conciben los siguientes programas:

1.Normalización de formularios electrónicos: realización de un análisis de documentos ya existentes, para homogenizar su uso, lo cual permite la creación de características estándar para facilitar su identificación y tipología.  

2.Programa de documentos especiales: se utiliza la aplicación de estrategias para la clasificación, orden, conservación y descripción de los archivos, facilitando el acceso a la información de forma eficiente. Dentro de este grupo se consideran documentos especiales: las gráficas, materiales sonoros y audiovisuales.

3.Programa de documentos vitales o esenciales: se realiza la revisión, identificación, evaluación y preservación de los documentos que, bajo los parámetros de las entidades y empresas, son considerados como relevantes.

4.Programa de reprografía: se realizan planteamientos de protocolo que ayuden al control total de los archivos, estandarizando la réplica de los documentos y el seguimiento de los mismos.

5.Programa de gestión de documentos electrónicos:  se desarrolla la correcta administración y seguimiento de estrategias que gestionen el ciclo de vida de los documentos.

6.Programa de archivos descentralizados:  se establecen requerimientos para la prestación de un servicio acorde con la normativa, ya que este tipo de archivos son compartidos con un tercero para que se realice su organización, administración y preservación.

7.Plan de capacitación: con esta capacitación se pretenden fomentar el aprendizaje del manejo documental en instituciones y empresas.

Debes saber que esta tarea se integró dentro de la gestión de contenido, debido a que existe una mayor cantidad de información disponible hoy, además de que la mayoría de ese contenido no ha sido creado por el usuario.

En conclusión, aunque la gestión documental continúa usándose independientemente, es también un componente común dentro del entorno de la gestión de contenidos empresariales, que se rigen por las normativas anteriormente señaladas.