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Todas las entidades que buscan hacer más eficientes sus procesos, mejorar su rentabilidad, optimizar el uso de la información y trabajar con transparencia, manejan un sistema de gestión documental bien establecido. En Colombia, la Ley 594 del 2000, implementada en julio del mismo año, dictamina los lineamientos que deben regir esta gestión archivística. Conoce de qué trata y cómo cumplirla.
¿Qué es la Ley 594 del 2000?
También conocida como Ley General de Archivos, tiene como objetivo establecer las reglas y principios generales que rigen la función archivística del Estado. Esto es desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Esta regulación comprende las prácticas del archivo público en sus distintos niveles, el archivo privado de interés público y el archivo total, englobando tres aspectos:
- Parámetros de la gestión documental.
- Conceptos básicos que se manejan.
- Principios que deben regir el ejercicio.
¿Qué es la gestión documental?
Se refiere al conjunto de actividades técnicas y administrativas que buscan la planificación, organización, manejo y disponibilidad de la información escrita generada y recibida por las organizaciones, desde su origen hasta su destino final.
Conceptos básicos
Dentro de la Ley, existen diferentes conceptos que debes conocer. Estos son algunos de los fundamentales:
- Archivo. Todos los documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad que sirven como testimonio, información o fuente histórica.
- Función archivística. Actividades que incluyen desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación.
- Patrimonio documental. Documentos conservados por su valor histórico o cultural.
- Soporte documental. Medios en los que se contiene la información: archivos en papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
- Documento original. Es la fuente primaria de información.
Principios
Con base al artículo 4, algunos de los principios generales que regulan la función archivística son los siguientes:
- El objetivo primordial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, para que pueda ser recuperada cuando se requiera.
- Los archivos son importantes para la toma de decisiones basadas en antecedentes, tanto para la gestión administrativa como para la económica, política y cultural del Estado, además de la administración de justicia. Al terminar su vigencia, los archivos pueden convertirse en parte del patrimonio cultural.
- Los servidores públicos son responsables de la gestión documental y los particulares lo son por su uso.
- Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos su acceso.
- Los archivos cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora en un Estado de derecho.
- El Estado apoyará el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información.
¿Cuáles son los beneficios de la Ley General de Archivos?
Una de las principales ventajas es facilitar la utilización de documentos y su conservación. Además de:
- Clasificar los archivos con base a su relevancia.
- Facilitar la gestión documental, su actualización y transparencia.
- Promover la consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.
- Consolidar una cultura de información nacional.
Digitalización de archivos, una estrategia de conservación y manejo
En el artículo 21, la Ley menciona que las entidades del Estado deberán implementar programas de gestión documental, pudiendo incorporar tecnologías de vanguardia como medios electrónicos, informáticos, ópticos o telemáticos; siempre y cuando se mantenga la organización archivística de los documentos.
La digitalización documental es la conversión de documentos físicos a documentos digitales para disponer fácilmente de la información. Según la Ley, los documentos reproducidos gozan de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
Por lo que digitalizar los archivos es una excelente alternativa para cumplir con la Ley y mantenerlos organizados, actualizados y disponibles, pues son testimonio de hechos y obras que documentan personas, derechos, instituciones y nuestra historia.
