Conoce las diferencias entre escanear y digitalizar documentos

Los términos escanear y digitalizar son utilizados frecuentemente de forma igualitaria. No obstante, existen ciertas diferencias entre ambos procedimientos. A continuación, te ayudaremos a comprender el verdadero significado de escaneo de documentos y digitalizacion de documentos. También podrás conocer las diferencias existentes entre ambos procedimientos.

Procesos digitales con objetivos meramente distintos que parten del mismo principio

El escaneo ofrece beneficios relacionados con ahorro de tiempo y de costos, aumentando de esta manera la efectividad en las labores realizadas. El proceso se puede llevar a cabo de forma rápida y sencilla sin necesidad de tener mayores conocimientos. Además, llevar a cabo esta transformación reduce el espacio físico necesario para almacenar los documentos impresos y mejora los flujos de trabajo porque permite acceso remoto a los diversos archivos almacenados.

Por otro lado, la digitalización de documentos se convierte en una versión más avanzada que el escaneo porque utiliza reconocimiento óptico de caracteres. De esta manera, convierte las características de una página en un texto codificado. Al mismo tiempo, protege la información confidencial que contienen los documentos almacenados, aumentando la seguridad de los datos. En este procedimiento, se aprovechan al máximo las ventajas que ofrece la tecnología porque se automatizan los procesos y las tareas mejoran sistemáticamente.

Entonces, ¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar documentos?

La acción escanear se refiere de cierto modo al acto mecánico que se realiza en la transformación de documentos. En cambio, digitalizar consiste en modificar un documento físico en electrónico con el fin de salvaguardar la información. Si bien es cierto, estos procesos son de vital importancia en la actualidad para la mecanización de documentación. Por tal motivo, se mencionarán otras desigualdades que ayudarán a identificar el proceso más conveniente para una empresa.

1. Escanear un documento es un proceso sin mayor complejidad y que solo requiere una acción directa donde los escritos a papel se transforman a documentos digitales. Los archivos que se obtienen de esta variación se guardan con su respectivo nombre para identificarlos.
2. En la digitalización se pueden clasificar los documentos utilizando las distintas opciones de almacenamiento que ofrece este proceso. Además, implica la transformación física de documentos a formato totalmente digital, logrando optimizar el tiempo y espacio de almacenamiento.
3. Cuando se escanea un documento se puede visualizar solo el archivo. Esto quiere decir que no va a existir un expediente completo de la data, lo que trae como consecuencia desorganización en la gestión de la información.
4. Los documentos digitalizados aportan mayor seguridad a las organizaciones porque se pueden añadir niveles de acceso que van protegidos con contraseñas para garantizar su confidencialidad. Asimismo, ayuda a evitar posibles desastres informáticos que puedan perjudicar la continuidad de un negocio.
5. La digitalizacion de documentos es un proceso confiable que nace como estrategia de gestión documental necesaria para optimizar la automatización de procesos. De esta manera, se puede conservar la información más relevante, correspondiente a actividades empresariales y organizacionales.
6. Los documentos escaneados se vuelven vulnerables porque pueden ser objeto de plagio al no contar con un sistema de protección ni control en relación con la calidad, peso o formato de los archivos.
7. El escaneo es un proceso que carece de verificación y es llevado a cabo por cualquier usuario de acuerdo con su punto de vista. Esto, por lo general, entorpece los resultados de seguridad de la información al no poseer el respectivo control en la gestión documental.

Se puede deducir que ambos procesos ofrecen beneficios que ayudan a organizar la data almacenada. Los dos tienen como finalidad satisfacer las necesidades de gestión de documentosen una empresa u organización. No olvides aplicarlos en tu negocio para mejorar el rendimiento.