Conoce cómo hacer una auditoria en manejos de archivos

Para realizar manejos de archivos se necesitan diferentes herramientas, ya que la información es extensa y no basta con un simple método para albergar todos los datos. En una empresa, la auditoría es fundamental, por ello aquí mostramos todo lo que se necesita para que esta práctica sea la correcta.

¿Por qué se hace una auditoría en la gestión de archivos?

Es necesaria porque garantiza la buena gestión de los datos que maneja la empresa. Con esta práctica conocemos a fondo el tipo de información con la que se cuenta, quienes tienen acceso a ella, los dispositivos que se han utilizado para conocerla y el uso que se le da.

Todas las empresas están obligadas a ejecutar este protocolo, especialmente para proteger datos sensibles.

Los pasos para hacer una auditoría de archivos e importancia

Destaca aquí el empleo de programas de softwarepara el proceso; ellos monitorean y gestionan de manera eficaz cada detalle. Usando estas herramientas tecnológicas de avanzada logramos una mejor gestión, ya que han sido diseñadas para un control exhaustivo y permanente.

Las nuevas técnicas y procedimientos permiten el empleo de programas, pues apoyan la función e inclusive sirven para ahorrar tiempo y dinero. Las herramientas tecnológicas se han vuelto esenciales en el manejo de información.

La auditoría al manejar archivos implica procedimientos y estatutos, que se realizan de manera totalmente profesional y tienen un carácter indudable.

• Utilización de software de monitoreo y auditoría. En este punto, se puede mencionar una variedad de programas destinados a esta tarea. Sobresalen Redgate, que categoriza y conecta la base de datos al sistema de control; IDERA, que es perfecta para comenzar con el diseño de una base de datos o mejorar la que se tiene y garantiza la seguridad de la información; Solarwinds, que simplifica la auditoría y administración correcta de archivos y carpetas; y Foglight, que gestiona todos los datos de empresas híbridas desde una sola consola y sobresale por brindar datos históricos.
• Determinar los objetivos que tenemos con la gestión de datos. Si bien es cierto que la auditoría de información solo se hace anualmente, hay casos en donde esta práctica se ejecuta por vulnerabilidad de datos o porque esta información aumento de forma considerable. Antes de realizar una gestión de datos, debemos contar con un objetivo claro, en específico, un documento que detalle que estamos siguiendo los protocolos y cuál es la misión de la tarea.
• Juntar la información necesaria. En este paso, hay que reunirse con los encargados de la base de datos y que estos auditores nos ayuden a efectuar una comparación entre los datos puestos en el papel o el programa y lo que realmente está en desarrollo.
• Detectar irregularidades. Siguiendo todos los estatutos y protocolos, hay que registrar todos los lineamientos que se han seguido para la recaudación de datos. Aquí se identificarán si es que hay irregularidades. Servirá para localizar posibles fugas de información o procedimientos que no se han completado de manera correcta.
• Comparar con auditorías anteriores. Ya que se garantiza si se han cometido vulnerabilidades y se identifica si se ha hecho un trabajo ideal por parte del equipo. También se tiene acceso a datos históricos o se comprueba si los datos aumentaron con el paso de los años.
• Para terminar, se hace un informe. Un informe hecho con esmero aportará valor a largo plazo para los objetivos de la empresa. Se registran los problemas encontrados, las posibles mejoras y soluciones acordes al problema.

Dependiendo de la información que maneja la empresa, el tipo de auditoría de datos puede ser externa o interna. Ya hemos visto que el uso de un software calificado puede optimizar aún más esta tarea.