¿Cuál es la importancia de un inventario Documental?

Con el fin de conocer la importancia, primero hablaremos del concepto del Inventario Documental, el cual es un Instrumento que permite describir la información que contiene el archivo de una compañía, conociendo de forma precisa los tipos documentales, series, sub series y grupos documentales que darán como resultado el acceso eficiente a la información para un uso adecuado.

Toda empresa sin importar su tamaño debería contar con inventario documental, dado que le permitirá tener una gestión adecuada de sus documentos y tener un acceso rápido y fácil para la consulta de la información, garantizando la ejecución de los procesos propios de las organizaciones.

Es una realidad que la creación de documentos es una práctica diaria en todas las compañías, pero no así su adecuada manipulación y esto hace que no se conozca que tipos documentales producen, cuáles son sus características y cantidades y en muchas ocasiones se llegue a eliminar documentos que por sus características deben ser almacenados por muchos años, como por ejemplo las Historias Laborales que deben conservarse por más de 80 años.

Es importante entender que el inventario documental se convierte en una puerta que abre las posibilidades de la adecuada gestión documental de cada compañía, porque es claro que todas no son iguales y sus necesidades no serán las mismas, unos necesitaran conocer y rescatar el archivo que se encuentran en los fondos acumulados, otras necesitaran clasificar e identificar los documentos para conocer su tiempo de vida y proceder a eliminar los que ya cumplieron con este, otras compañías que cuentan con sedes en distintas ciudades, necesitarán conocer y controlar el flujo de documentación por seguridad y otros buscan agilizar el flujo documental y las respuestas inmediatas a los requerimientos del negocio, por lo que el Inventario Documental acompañado de la aplicación de las Tablas de Retención y/o Valoración Documental son una herramienta poderosa para ayudar a las compañías en su adecuada gestión documental. 

Para finalizar se puede afirmar que el inventario documental permite conocer de primera mano la cantidad y los tipos de documentos que poseen las empresas, por lo que gracias a esto, mejorara la productividad al encontrar con facilidad los documentos y tenerlos en tiempo real a disposición para su uso.

Adicional a lo anterior, el Inventario Documental permite la disminución de costos al conocer el estado y lugar en donde se encuentra el archivo, mejorando los tiempos de respuesta en la consulta de información, aumentando la productividad y gestionando adecuadamente los espacios de almacenamiento al tener una disposición final de los documentos en el momento adecuado.