¿Cómo implementar la gestión documental en una empresa?

Es una herramienta que automatiza de forma segura el control documental, resguardando la entereza de la información, permitiendo realizar un trabajo eficiente y productivo mediante la organización de los documentos, permitiendo un acceso rápido y fácil.

¿Cómo implementar la gestión documental en una empresa?

Implementar un sistema de gestión documental se puede tomar como una tarea sencilla, si antes de llevarla a cabo se genera un plan y se contacta con profesionales en la materia como empresas de gestión documental. El proceso requerirá de tiempo y esfuerzo de los integrantes de la compañía, así como de un modelo a implementar para que los datos sean capturados de forma correcta. Este modelo debe de ajustarse a los requerimientos específicos de la empresa.

Dentro del proceso se establecen principios y estrategias que llevaran al buen manejo de la información y de los documentos, con el propósito de garantizar su acceso y conservación. La finalidad de esto, es el crecimiento exponencial de la empresa.

¿Qué se debe tener en cuenta para conseguir una correcta gestión documental de archivos?

• Planeación: Se establecerán los objetivos, la estructura y qué dirección llevará este proyecto, además de las bases en las que se fundamentará. Se realizará una evaluación del estado de la empresa, por lo que se debe de incluir una descripción del proyecto, las responsabilidades que cada colaborador tendrá, qué esperar del proyecto y qué hacer para lograrlo.
• Compromiso: Para asegurar el éxito de la implementación, los altos directivos de la empresa deben estar comprometidos con el proyecto, tener la garantía de los recursos y, sobre todo, estar convencidos de que el sistema es la mejor opción y que traerá beneficios en la productividad de su compañía. Se requiere de un análisis profundo para determinar la fortalezas y debilidades del proceso. Reforzar los puntos en los que los resultados han sido positivos mejorando las áreas de oportunidad.
• Usuarios: Tomar en cuenta que cada usuario maneja de una forma diferente la información, por tal motivo se tiene que realizar una evaluación y definir los accesos que cada uno tendrá. Desde un principio tomar en cuenta al trabajador y hacerlo parte del proyecto y mantenerlo informado e involucrado con el proyecto.
• Implementación: Teniendo bien definido los objetivos e identificado las mejoras a realizar y quienes participaran, entonces se podrá iniciar la implementación, la metodología para realizarlo tomará en cuenta las necesidades de la empresa. Cuando se realizan cambios, el mayor reto es el de adaptación por parte de los usuarios al nuevo sistema de organización, por tal motivo se sugiere que los empleados tengan una participación activa y constante para que no se sientan excluidos y acepten el proyecto como suyo.
• Integración: Para que todo se mueva de una forma natural, debe haber una relación con el sistema antiguo de la empresa, esto con el propósito de que todos los sistemas estén totalmente integrados y así aprovechar al máximo el potencial de cada uno.

Implementar un sistema de gestión documental en una empresa, significa un cambio que todos deben estar dispuestos a asumir