Mitos y verdades sobre el inventario documental

¿Alguna vez te alteraste por no recordar dónde guardaste aquel documento que necesitabas con urgencia? ¿Te imaginas que eso le ocurriera a una empresa o institución y que por ese olvido se perdiera un gran negocio o llegaran líos jurídicos? De ahí la importancia de tener una adecuada gestión de nuestros expedientes, especialmente en la era digital donde la mayor parte de los escritos más importantes se genera de forma electrónica.

El papel que juega un inventario para los archivos

En la actualidad, las organizaciones dan bastante importancia a este tema, no solo por el orden en sí mismo, sino porque es la manera de dejar registrado ante la sociedad los valores, el legado y la historia institucional.

Uno de los instrumentos básicos para ese objetivo es el inventario documental, que es la descripción detallada de cada documento; por ejemplo, cuál es su objetivo: archivarlo, trasladarlo, eliminarlo o conservarlo. Cómo está clasificado: en una serie, subserie o en un fondo. Dónde está conservado: en una carpeta, caja o en formato digital.

Por supuesto, además debe estar claro quién lo produjo, con qué propósito y cuándo, con las respectivas fechas extremas. La anotación precisa de todos esos datos permite recuperar la información, conservarla y tenerla disponible para cuando sea necesaria.

Más fácil de lo pensado

Así como en nuestra casa tenemos que tener calma y buscar aquel papel extraviado, así mismo debemos tener paciencia al empezar a clasificar y describir los documentos de nuestra organización. La tarea comienza por despojarnos de los mitos del proceso y aclarar también las verdades.

Mitos

1. Los documentos antiguos ya no requieren inventario por su inutilidad.
2. Existen documentos que no son necesarios inventariar porque son de trámite.
3. Ya no vale la pena hacer inventario de los expedientes en papel físico.
4. Son incompatibles los inventarios de archivos físicos con los digitales.
5. Para qué un inventario, si la secretaria sabe dónde están guardados todos los documentos.
6. Un inventario es solo para recuperar información.

Verdades

1. Los documentos antiguos son tan valiosos como los actuales, no solo por sus valores históricos, sino porque nos dan indicios de cómo no repetir errores.
2. Hasta el documento más sencillo es objeto de clasificación y archivo, porque permite aclarar dudas a futuro y evitar conflictos.
3. Aunque hoy la mayor parte de la documentación se produce digitalmente, aún quedan muchas situaciones en las que requerimos el papel físico, que todavía se constituye en evidencia.
4. Las actuales herramientas de digitalización permiten que los archivos físicos puedan tener el mismo carácter que los digitales.
5. Si bien todavía hay entidades que confían en la memoria de sus funcionarios para la organización de archivos, lo cierto es que somos pasajeros en los cargos. De ahí la importancia de tener sistemas y herramientas de inventario modernas y al día con la normativa.
6. Un inventario, además de recuperar la información, es la memoria que se deja a la sociedad sobre nuestro actuar empresarial y nuestra responsabilidad con las comunidades.

Hacer la labor de mantener todos los documentos en orden en nuestra empresa nos generará excelentes beneficios. Verás como todo marchará de manera fluida y empezarás a ver mejores frutos de tu arduo trabajo.

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