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La mayoría de las empresas hoy en día manejan datos de alto riesgo que deben almacenarse de forma segura y anónima, también deben ser de fácil acceso para los empleados que lo requieren, por eso desarrollan un sistema de gestión de documentos. Una forma de mantenerse al día con la información de la empresa es un software de gestión de documentos (DMS) fluido. Entonces, aprender a crear un programa de gestión documental es crucial para muchas empresas, te contamos cuáles son las mejores herramientas para una gestión óptima.
Mejores prácticas de gestión de documentos
Ya sea que estés considerando adoptar un sistema de administración de documentos digitales (DMS) para tu negocio o mejorar tu sistema actual, centrarse en las mejores prácticas puede conducir a una solución más efectiva y rentable.
La generación de documentos es un aspecto vital para hacer negocios. Como resultado, es ideal tener un sistema de administración de documentos que le brinde a tu empresa las herramientas que necesita para crear, asegurar y compartir datos críticos.
1. Reconocer la necesidad de un sistema de gestión de documentos
La gestión de datos e información es una tarea desafiante. Entonces, los documentos, que son uno de los componentes fundamentales de cualquier empresa, no pueden dejarse solos y deben cuidarse y administrarse de manera consistente. La organización tiene que ser muy específica para el manejo, mantenimiento o gestión de documentos.
La elección de un sistema de gestión de documentos eficiente comienza con la evaluación precisa de las necesidades de tu organización. A continuación, se encuentran las características que uno debe buscar en un sistema ideal:
- Escaneo y digitalización de documentos.
- Sistema de seguimiento de auditoría y seguridad de documentos.
- Capacidades de búsqueda de documentos.
- Control de versiones.
- Flujo de trabajo de documentos y capacidades de firma digital.
- Copias de seguridad y restauración de documentos.
- Uso compartido de documentos, colaboración e integración.
2. Reduce el desorden de papeles en su oficina
Hay muchas empresas que todavía usan documentos en papel para aplicaciones, facturas y para retener diferentes tipos de información. La gestión eficiente de esta cantidad creciente de documentos en papel requiere un sistema de gestión de documentos eficiente en su oficina. Requiere la eliminación deliberada del papel de los procesos y la transformación digital.
3. Haz de la automatización una prioridad
La ejecución manual de procedimientos comunes ralentiza innecesariamente el flujo de trabajo de tu lugar de trabajo. La automatización de operaciones como la indexación y el almacenamiento de datos es una de las mejores prácticas de un sistema de gestión de documentos. La automatización garantiza que se sigan los mismos procedimientos para cada proceso completado, ahorrando tiempo y trabajo a tu personal.
4. Protege tus datos
Utiliza tu sistema de gestión de documentos para salvaguardar cualquier material confidencial proporcionado al personal o a los clientes. El correo electrónico no es un método seguro para transferir información confidencial. Puedes salvaguardar ciertos archivos en su DMS habilitando la seguridad de la contraseña y limitando el acceso solo a los usuarios autorizados.
5. Acceso sencillo
Tus datos deben ser fácilmente accesibles y seguros desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Se podrá acceder fácilmente a tus archivos desde cualquiera de tus dispositivos si utilizas un depósito de documentos en línea. La solución debería ser fácil de descargar y cargar.
Cumplir con estas mejores prácticas de administración de documentos te ayudará a mantener tu sistema de administración de documentos en la mejor forma posible. Si te has suscrito a un nuevo programa de gestión documental, es mejor poner en práctica los consejos anteriores lo antes posible. Recibe asesoría para asegurarte de que puedes estar al tanto de tus documentos y procesos comerciales.
