+57 310 482 9216
comercial@grabandoarchivos.com
La información almacenada dentro de un archivo puede ser bastante extensa. Es por esto que existe el formato único de inventario documental (FUID) el cual fue creado precisamente para llevar a cabo procesos de manera rápida y ordenada. Es por eso que hablaremos un poco de sus beneficios.
¿Qué es el FUID y cómo se utiliza?
El formato único de inventario documental es producido básicamente para recuperar información específica de fondos documentales, de esta manera se puede acceder a datos muy rápido dentro de un archivo extenso.
Además, esta herramienta permite asignar la responsabilidad sobre un documento o información en particular. Por otro lado, el uso de este ofrece algunas ventajas como:
- Identificar series
- Identificar subseries
- Saber el volumen de información dentro del archivo
- Producción documental
- Cantidad de consultas de datos dentro del archivo
Estos son algunos de los beneficios del uso o implementación del FUID, el cual es fundamental para el intercambio o transferencia segura de archivos en la República de Colombia. Lo positivo es que el archivo general de la nación (AGN) cuenta con un formato estándar que a su vez cuenta con un instructivo de diligenciamiento para llevar a cabo el proceso de la manera adecuada.
Este formato puede descargarse de forma rápida y segura desde la página oficial del archivo general de la nación sin ningún costo.
¿Por qué es importante este inventario?
Resulta que si recibes documentos de archivos sin ningún tipo de control, en este caso el FUID que es el respaldado por el AGN, estaríamos aceptando todo lo que haya dentro de esos documentos, haciéndonos responsables de cualquier error o irregularidad dentro de los mismos. Esto podría generar a futuro problemas importantes. Es por esto que la vía regular es hacer transferencia de archivos de manera segura mediante el formato único de inventario documental.
Para evitar errores en el proceso de inventario, es fundamental que si es tu primera vez, te guíes siempre por el instructivo de diligenciamiento que mencionamos antes, el cual también puedes conseguir en la página oficial del AGN sin ningún costo.
¿Es obligatorio usar el FUID?
No es obligatorio como tal, pero sí es muy fundamental dentro de las instituciones públicas, ya que este proceso permite que no haya problemas relacionados con el intercambio de información o datos dentro de la institución, además de facilitar el acceso rápido a documentos necesarios para el sano funcionamiento de los cargos públicos en la República de Colombia.
¿Quiénes deben hacer este tipo de inventarios?
Los contratistas o servidores públicos en Colombia deben entregar inventariados todos los archivos generados durante su gestión, bien sea por motivos de traslado o desvinculación de su cargo. Este es un proceso obligatorio que se debe hacer según sea el caso, ya que esto motivará y asegurará la continuidad de las futuras gestiones dentro del cargo. Al momento de hacerlo, el funcionario o funcionaria debe asegurarse de informar cuál es el motivo de la realización del inventario.
Es de suma importancia notificar a quien corresponda si se reciben archivos sin el respectivo inventario, esto asegurará que en el futuro la responsabilidad no recaiga sobre la persona que los adquiere los documentos, generalmente por vinculación. Es por esto que los servidores públicos tienen una responsabilidad mucho más grande que incluso las funciones de sus cargos, en este caso velar por el sano y seguro flujo de información.
Definitivamente, llevar el respectivo orden y la regularidad de los procesos es muy importante, sobre todo en el manejo de información en archivos que pueden ir desde documentos judiciales hasta archivos médicos que pueden ser vitales para algunos procesos individuales o comunitarios.
