Instrumento archivistico para la organización empresarial

Saber cómo gestionar los documentos de una forma correcta resulta de gran importancia para las empresas con el fin de tener organizados los datos de contabilidad, operativos y administrativos. Antes se tenían grandes organizadores para guardar los documentos importantes, pero con la llegada de internet se debe tener un sistema que los organice y almacene correctamente.

¿Qué es la gestión de documentos empresariales?

Consiste en controlar de una forma sistemática, rápida y eficiente el proceso de recepción, utilización o disposición de documentos relevantes para la empresa, organizando los datos según su importancia, como lo indica el Departamento Nacional de Planeación.

¿Por qué es importante la gestión documental?

Sin duda alguna, esta es una de las constantes preocupaciones de las organizaciones por la cantidad de documentos que se generan diariamente para ello se ofrece un programa de , la digitalización de información puede ser de ayuda o un dolor de cabeza.

Por esta razón, es clave establecer un programa de gestión documental para tener organizada la información y que se pueda consultar cuando se necesite.

Implementar un sistema de gestión de documentos puede ser complejo, pero cuando se logra incluir dentro de la empresa, tiene grandes beneficios. Como el análisis de los datos, que permite tener estadísticas y contrastarlas con documentos digitales o físicos digitalizados.

En algunas compañías, estos documentos resultan ser el activo más importante para la empresa, ya que en estos se basan la mayoría de actividades, como en el caso de la industria, el transporte o el comercio.

La mayoría de industrias están obligadas en la actualidad a manejar una gran cantidad de información diariamente y, de no ser gestionada correctamente, pueden torpedear el proceso empresarial.

En este momento, es fundamental la adopción de un sistema para la gestión de datos realizada por profesionales. Estos son algunos de los beneficios de comenzar con este proceso en tu empresa:

• Impide la pérdida o fuga de información: porque todos los documentos se encuentran respaldados e identificados en el sistema.
• Aumenta la colaboración entre organizaciones: tener los datos sistematizados mejora la relación con diferentes empresas y áreas de la organización.
• Optimización de tiempo: tener la información inmediatamente es un beneficio que evita perder tiempo buscando documentos carpeta por carpeta.
• Controlar el acceso y seguridad de la información: el sistema solo posibilita acceder a determinados documentos a algunas personas que estén autorizadas.
• Controlar las actividades que generen documentos: recepción, creación, acceso y almacenamiento.
• Cumplir con la normatividad vigente: con respecto a la gestión y protección de datos.
• Responsabilidad ambiental: al dejar de utilizar papel se disminuye la generación de residuos y con esto la tala de árboles.

Antes de establecer un sistema para gestionar documentos y datos, es importante conocer qué tipo de información se va a generar, si son archivos de texto, imágenes, videos o tablas de datos.

Problemas en la implementación de la gestión documental

Aunque puede parecer sencillo de implementar, la verdad es que cuando se comienza este proceso, las empresas se encuentran con problemas que pueden generar retrasos en el proceso empresarial, tales como:

• Capacidad de almacenamiento: una empresa que genera miles de datos al día debe tener en cuenta la capacidad que tengan sus sistemas de almacenar toda la información necesaria para el funcionamiento del negocio.
• Documentos duplicados: el manejo de documentos digitales requiere que las personas involucradas conozcan la forma de nombrar y organizar la información en las carpetas que corresponda.
• Fallas de seguridad: en la actualidad, se debe tener en cuenta las leyes de protección de datos que existen, por lo que contar con una herramienta que ayude a proteger los datos y generar copias de los documentos más importantes es esencial.

Sin duda, este programa de gestión y digitalización de documentos resulta una herramienta fundamental para que las organizaciones puedan funcionar correctamente y cumplir con la normatividad.