Para lograr un exitoso proyecto de Gestión Documental debemos tener en cuenta los procesos del Programa de Gestión Documental-PGD, que abarcan todo el ciclo vital del documento desde su producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, y disposición final, para lo cual el Archivo General de la Nación-AGN, ha reglamentado y contribuido a la generación de las herramientas archivísticas tales como: las Tablas de Retención Documental TRD, Tablas de Valoración Documental TVD, y demás instrumentos archivísticos que nos ayudan a organizar y administrar los archivos y acervos documentales mediante una metodología que nos va llevando paso a paso por una secuencia de actividades ordenadas y lógica hasta lograr la implementación herramientas tecnológicas tales como el la administración de bases de datos, digitalización y administración a través de herramientas sofisticadas de Software de Gestión Electrónica de Documentos.

Disminución de costos administrativos
y aumento de la productividad

Acceso a la información

Garantizar la seguridad, conservación, preservación y recuperación de la información.

Organización de archivos

Implementación de software

Microfilmación de documentos

Digitalización de documentos

Elaboración de tablas de retención y valoración.

Generación de manuales de archivo, instructivos y procedimientos

Capacitación para el uso y manejo del sistema de gestión documental implementado.